农产品采购管理办法.doc

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1、贸易部农产品采购管理办法1.0目的优化农产品采购流程，保证国内所需农产品可以及时采购，保证本部门该项业务的正常开展，并完善采购的一系列流程，包括谈判、采购、合约签订、货款申请、流程管理等，以其达到本部门费用控制及管理优化2.0职责划分贸易部物资采购划分为两个层级，农产品采购为第二层级：2.1贸易物资：包括采购农产品和其他可供贸易的物资3.0采购流程3.1申请采购物资前需要些农产品或其他贸易产品调查报告，除获得样品外，需要就该目标农产品的价格、数量、品质、产地等详细说明，详见《农产品调查报告》3.2以电

2、话或者邮件的形式与客户进行邀约谈判，并以每日汇报的形式获得有效信息并备案备案内容包含交易方式、付款方式等信息3.3采购合同3.3.1采购合同的采用统一格式，详见《合同》3.3.2采购合同的编号规则为：PT（PRORICHTRADING）年月日合同排号，例如：2016年11月1日签订的第二份合同，则编号为PT161101023.4付款申请3.4.1按照财务要求填写付款申请单，付款单上需写明收款人信息、数量、价格、品名等信息3.4.2复印好合同后，作为依据附在付款申请单后3.5合同的批准3.5.1合同制定

3、好后，需要将草稿交总经理审阅，审阅完毕后打印并交总经理签字3.6货物追踪3.6.1货物追踪需要由贸易部尼日利亚分部派人去追踪，原则上大量的货物需要派人现场监装确认货物品质、数量、装车情况及确认发车和到达时间并报总经理知晓3.6.2货物在起运前，相关提箱、装箱需要拍照并回传给总经理，装箱单、提单信息需要经总经理确认，提单正本需要寄回国内总经理处