档案管理培训课件.ppt

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1、档案管理管理培训课件主讲：*****第一部分：◆档案概述档案起源档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。档案演变古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。档案定义档案含义档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。第二部分：◆文书档案管理档案的收集档案的整理归档范围：凡是反映本机关工作、生

2、产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。归档时间：一般在次年上半年向档案部门移交。国家档案局《机关档案工作条例》（1983）一、档案的收集归档手续：案卷目录的移交，交接双方签字。归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。一、档案的收集档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。整理原则二、档案的整理：年度分类法组织机构分类法问题分类法常用的档案分类法二、档案的整理立卷立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考

3、表、案卷封面的编目与案卷的装封。立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、地区、收发文机关二、档案的整理二、档案的整理整理方法装订：按件装订分类：年度-机构（问题）-保管期限编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、件号)编目：逐件编目装盒：按件号顺序装盒第三部分：◆企业档案管理企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。建立档案工作体制制定档案工作管理制度配备档案管理基础设施档案业务工作一、建立档案工作体制一、建立档案工作体制二、制定档案工作管理制度要求：1、制定本企业档案工作的各项规章

4、制度不能有悖于国家、本系统、本地区关于档案工作的有关规定，同时内容即要全面又要有针对性。2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的工作实际。二、制定档案工作管理制度内容：工作规章。包括企业档案工作规定（内容要包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案。管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档案保管制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、库房管理制度。业务标准规范。

5、包括档案整理规则、档案分类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案管理标准长远规划。二、制定档案工作管理制度企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。二、制定档案工作管理制度三纳入将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。四参加四同步企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全

6、、完整、准确、系统。三、配备档案管理基础设施档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。三、配备档案管理基础设施四、档案业务工作档案收集档案整理四、档案业务工作（一）档案收集四、档案业务工作收集的定义：档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。（1

7、）管理类档案收集工作的要求归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动。要加强收集工作的调查。四、档案业务工作收集工作的要求（2）科技档案收集工作的要求要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。要遵循科技档案的自然形成规律。要保证科技档案的完整、准确。收集工作的要求四、档案业务工作管理性档案的收集方法①严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集。②建立相关制度，加强对零散文件的收集。③明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。四、档案业务工作收集的方法：科技档案的收集方法①按照归档制度的规定接收科技