哈佛时间管理通则HR猫猫.doc

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1、哈佛时间管理通则  一、办公促效法  □促效法  1.将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来  最近的办公自动化设备,大多具备便捷的功能,复印机自动送稿(ADF),即为功能之因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所谓,可以大大的节省人力与时间。  可是,这种精心设计出来的功能,却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如,在公司内部报表文件上经常可以发现,文章是用文书处理机打在A4的纸上,而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一,自动送稿功

2、能(ADF)的威力,也要大大减小了,因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小,不只是复印上,在各方面都将大大提高效率。  2.单面使用活页纸  从学生时代起,我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然,有时也会使用一般的笔记本。不过,从讲究效率的观点来说,活页纸是最佳选择,而且最好只使用活页纸的单面。  或许,这样会令人觉得太浪费,但是以单面使用每一张只记一个项目,即使随着思路起伏随手记下,事后还是能分门别类自由地调整页码,使笔记更加清楚易读。也就是说,必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用,可

3、以免去一张张翻页的麻烦,得以顺利的进行作业。  3.把书架上大套书籍书背向下排置  百科全书类的大套书籍,可以称之为知识的宝库,平常应经常翻阅利用才是。事实上,这类书籍往往被束之高阁,无人问津。  把大套书籍排上书架时,都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一,在于难以放在普通的书架上。只要向下排置,就可以解决这个困扰。把书背向下排置时,令书底朝外并在上面写上书名,这么一来就可以随手抽取查阅,不会再有笨重、不便的感觉了。  4.利用百科全书的硬纸盒来收藏,可收一举两得之效  把

4、百科全书排上书架时,应该一定先把硬纸盒取下来,让它“赤裸裸”地排在书架上,其理由是,事先取下硬纸盒,需要时,即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。  百科全书或全集之类的大套书,一套都有数十册之多,利用这些硬纸盒做“整理盒”,分门别类地收藏明信片、书信等信件资料,实在非常方便,盒子的容量又多,大小又适合放置书信、明信片,所以,按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻,自是“手到擒来”。  5.将经常使用的工作用语记号化、简略化  在处理的事务过程中,只要在访客的名片上,

5、简单地写上“人、住、印、档”,然后交给秘书,她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化,在交待工作的时候,可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点,得以省去不少麻烦。  不只是一般的事务工作,连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”,“祺”表示“敬祝商祺!”等等,如此即可大大的提高拟稿的速度,很快就可以交给秘书去打字。  6.将重要的剪贴资料印成B5大小  很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯,不过,如果以此来整理应用

6、资料,未必是提高效率的方法。 例如,把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中,在检索的阶段上,这种办法相当不便。  在管理者办公室中,剪下的报纸、杂志文章一律要复印,而且利用复印机放大缩小的功能,全部统一成B5大小,这么一来,不但日后容易整理,而且检索工作也会更为轻松愉快。  7.在活页纸的两侧打孔  我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔,因为想同时对照两种资料时,可随意夹左夹右,资料自然一览无遗。单面使用法的优点是,在这种情况下,将性能发挥到极点。  如果有两侧打孔的活页纸,在装订归档之时,就更加

7、方便,何乐而不为呢?  8.参考书籍在复印出所需资料后,要立刻归位  书架乱七八糟,找一本急需要的书都得花上大半天,当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊,如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。  通常,工作前所需的资料,在一本书中顶多占两、三页左右,因此,不管搬出多少本书,应都应只把必要的章节印下来,随即把书籍放回书架上,这么一来,书架才能保持有条不紊,过后也不必为了找寻书籍,而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上,都是非常有效率的,实在

8、是一举两得。  9.编制派得上用场的“专属用书”〖HT5”,5SS〗每个月都要写相当多的稿件。写一、两张稿件,往往就需要查阅好几本参考书,在这种情况下,一本本翻阅查寻,就是有再多的时间也不够用。一般来说,专门书籍大都是厚重一大本,要在这么厚重的书中找出一小段参考资料,真如大海捞针,要浪费不少心力。  因此,从必用的参考文献中,事先印下认为需要的资料,编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册,高效率地进行工作。  10.采用高尔夫球记分法,随时随地记下备忘录 

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