文件材料立卷归档业务培训 馆 长春中医药大学.ppt

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1、长春中医药大学文件材料立卷归档培训材料一、立卷归档制度立卷制度：将办理完毕但仍具有查考利用价值的文件材料整理编立成案卷的规定。归档制度：将整理立卷的文件移交档案机构或档案专门人员保存的规定。立卷归档制度已成为我国明文规定的一项制度法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”国家教育部27号令第十条规定：“高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归

2、档保存”。法律依据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第二十条规定：“高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。”二、归档范围凡是本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。请各部门按照已修订的归档范围作为参考进行归档。文件材料是否应当归档，取决于文件材料本身的保存价值三、文件

3、材料收集（一）按照以下原则和重点并根据归档范围，在平时积累组卷的基础上，收集文件材料。1.收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用，能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。2.收集的重点是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。不归档的文件材料（二）不归档的文件材料（若需要以下某方面的材料，可选作资料暂存）1.上级机关普发的供参阅、不办的文件；2.上级机关发来供工作参考的抄件；3.上级机关征求意见未定稿的文件；4.无查考价值的事务性、临时性文件；5.重份文件；6.

4、未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；不归档的文件材料7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；9.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10.为参考目的从各方面收集的文件材料；11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；13.未生效的合同、协议、单据。四、立卷归档的原则和方法（一）原则：应按

5、问题、时间、重要程度和遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则（二）方法：以自然件为单位，逐件整理归档。五、文件材料的整理要求1、去掉卷内文件上的金属物。2、密不可分的文件材料：放在一起归档请示与批复：批复在前，请示在后；排列顺序正件与附件：正件在前，附件在后；结论与依据材料：结论性材料在前，依据性材料在后。3、不同年度的文件材料：一般分年度立卷。跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；跨年度会议文件放在开幕年度立卷；

6、跨年度非诉讼案件放在结案年度立卷。整理要求4、专题性、成套性文件（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按工作阶段、内容等分别组卷。5、编号：页号：以卷为单位整理的案卷，在有文字的页面上方编写页号；件号：以件为单位整理的应在每份文件材料右上方加盖件号章，编写件号。6、填写备考表：填写卷内情况说明，无说明的也要填写立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人。7、超规格纸张：超过A4的图纸、图表等文件材料应进行规范折叠。六、检查案卷质量（一）检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。　（二）检查

7、案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。　（三）检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签。（四）检查案卷文件的数量，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷或将相近问题所形成的材料合并组卷。（五）检查保管期限、密级划分是否恰当，文件材料中不能有圆珠笔、铅笔等字迹。（六）检查卷内文件分类组卷是否清楚合理，卷内文件编号有无错漏现象。七、装订（一）先检查归档的文件是否按A4规格大小形成，否则需裁切、贴边、折边成A4规格。（二）拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可