网络环境下档案信息资源共享策略研究

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1、KE×l』JA⋯圃曰囤囤口沈阳音乐学院张小晓东北大学档案馆祝鑫一摘要本文在关注档案信息资源共享发展现状的基础上，提出档案信息资源共享的实施策略，以求为档案信息资源在网络环境中的共享工作提供新的发展思路。关键词档案信息资源共享策略档案信息资源共享是信息技术与现代管理体制的融合，其本“走马观花”，流于形式。只有很少部分的网站提供远程登录(Telnet)、质是以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，以开发档案信文件传输fTP)、电子公告牌(BBS)等服务。息资源为公众提供实用的信息服务为目的的档案管理新模式l

2、lI。4．共享工具落后、检索手段落后。由于客观上档案信息的存在一、档案信息资源共享存在的问题和分布是多行业、多部门、多地域的，档案信息资源的采集、加工和1．责任主体缺失、缺乏统一规划。目前，国家尚没有权威性的机存储也就是分布式的，所以造成资源分散、搜寻不易的问题。而目构出面协调档案信息资源共享建设，缺少能独立行使职权，跨行前大多数的档案信息资源网站缺少工具对档案信息资源进行整业、跨系统的一体化常设管理机构，从而使档案部门的共享建设缺合、导航、检索和定位，即缺少先进的信息分类检索与导航系统及乏全局性的统筹规

3、划和整体化管理，其战咯陛约束相对不足。由此信息传播与利用的平台。检索软件落后，档案信息分类较粗，缺乏造成系统间难以相互合作，资源布局不合理，难以共享。多角度反映档案卷宗内容和多种逻辑组合信息检索方式，影响用2．信息内容匮乏、信息资源陈旧。虽然最近几年档案信息资源户查阅效率，档案信息资源共享困难。网站(页)较以前有大幅度增加，但是它们中包含的有价值的信息量二、实现档案信息资源共享的策略的增加幅度远不及网站(页)数量的增加幅度；即使有档案信息资源1．加强档案信息资源的整合。首先，通过对档案信息资源的统数据库也

4、属于二次文献，用户只能检索到档案的题录和文献摘要计了解和掌握档案信息资源的分布状况、流向，分析各档案部门档信息，没有档案全文数据库，想要查询具体的档案卷宗内容还需要案的系统性、配套性和特色性；了解不同用户的档案信息需求、特到档案馆亲自查阅。点，从而确定档案信息资源整合的重点。其次，改变档案馆、室藏结3．技术支持薄弱、服务形式单一。各档案信息资源网站很少涉构单一的现状，广泛收集多种载体的优质档案信息资源，同时确立及高级网络技术，一般只提供信息浏览服务w、电子邮件服务电子档案为今后收集的主要方向，逐步建立起内

5、容丰富、形象鲜(E—mail)和少量的信息咨询和接待服务。电子邮件服务又不及大型明、特色凸显的馆藏体系。第三，加快档案信息数字化的进程。其关网站的稳定性、全面性和及时性；少量信息咨询和接待服务大都是键的内容是档案全文数字化。可先将重要的、利用率高的档案文献对境外项目产生的会计档案按当地国家税务审计的要求而存国前，采取多种形式举办境外项目档案管理专题讲座，把一些好的放在境外，要接受当地国家定期或不定期的税务审计和稽查。所做法和先进管理经验传授给他们，提高境外项目档案的管理水平。以，对境外项目根据所在国家的具

6、体要求，适当延长了会计档案在5．运用网络技术，实现档案管理的自动化和网络化，做好超前会计部门的滞留时间，改变了我国关于会计档案在产生部门只能服务。在建立档案部门局域网的基础上，与办公室自动化、互联网滞留1年的做法，得到所在国家的称赞。会计档案的移交工作会受等系统相连，建立基于公务网的电子文件归档及电子档案接收应到所在国的制约，由于2008年全球经济危机，各境外公司都受到用系统p】，构筑公开信息网上报送及应用和档案信息发布平台，推不同程度的影响，因此埃塞俄比亚公司项目完工后，就把进档案管理的自动化和网络化，

7、以提高工作效率和管理水平，方便2007—2009年的会计档案近4O卷很快地运回国内，存放在涉外档查阅。境外公司调查表中这样反馈：各境外公司主要通过网络电话案室。2009年在涉外档案室多次的业务指导和主动的督促下，5月或传真同总公司联系，很多业务借助于网络完成，难以利用公司的中旬从沙特运回一批2001—2005年会计档案312卷，现已移交到档案资源。鉴于外经贸总公司的网络有两个，一个是内部的企业档案部f-j；10月从尼日利亚空运回国的2005—2009年会计档案网，一是国际互联网，两网联在一起，若能将档案进

8、行网络化管理，150多卷，11月从苏丹公司海运回国的2004—2007年会计档案境外公司各部门人员通过网络查询档案，必将促进档案的利用效800多卷，现都以存入涉外档案室。率，为境外公司提供更好的后勤支持。4．加强培训，增强境外人员档案意识。境外公司的专兼职档案总之，境外档案是企业档案管理的重要组成部分，境外档案管管理人员不仅代表油田、企业，甚至还代表国家在境外工作。所以理越来越引起各级有关部门的重视。要采取必要措施规范境外档应