河南省高校档案网站建设对策研究

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1、河南省高校档案网站建设对策研究　　摘要：以郑州大学等13所河南省内本科高校档案网站的调研为基础，分析高校网站建设的现状，指出现阶段网站建设中存在的问题并提出相应的改善对策。关键词：河南省；高校档案；网站建设中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：16723198（2013）17016002档案网站是通过在线展示馆藏、及时发布档案信息等功能实现档案资源共享的网络平台，同时也是档案信息化发展过程中的直接产物和成果体现。近年来，档案网站建设逐渐普及和成熟，高校档案网站作为档案网站的重要分支，其建设应该得以重视和完善。在研究中以郑州大学、河南大学、河南师范大学、河南工业大学、河南财经政法大学、河南

2、科技大学、河南理工大学、河南中医学院、河南农业大学、中原工学院、华北水利水电大学、新乡医学院、郑州轻工学院这13所河南省内本科高校为样本，笔者从高校档案网址建设意识、内容建设、功能设置、规划设计等方面通过比较分析，指出当前我省高校档案网站建设中存在的问题，并有针对性地提出具体改善措施。81我省高校网站建设的现状基于对河南省的13所本科高校的档案网站的建设情况的把握，通过定量和定性分析，从总体上来看，我省高校档案网站的建设水平不高，大部分高校档案网站内容匮乏、设置简单、更新缓慢、缺乏交互性，没能利用网络平台发挥出档案网站在教育、服务、宣传和查询等功能上的优越性，没能够充分满足大学生和教职工对高

3、校档案的利用需求；还有部分学校没有建立起档案网站，没有意识到档案网站存在的价值和意义。具体存在的问题主要体现在以下几个方面。1.1建立档案网站意识淡薄8通过调研我们发现，在这13所高校中仅有7所学校建立起档案网站，其中华北水利水电大学和郑州大学档案馆网站域名中有www，说明是自己独立注册的域名，而其他的则是高校网站分配的子域名；所有被调查的高校的档案网站均申请的是教育域名edu。其余6所高校没有建立档案网站，在其学校官网的机构设置中也无法找到档案馆这一机构。通过进行站内搜索，可知这部分高校的档案管理隶属于各职能部门自行管理或统一于办公室进行处理和保管。被调研的13所河南省本科高校是我省综合质

4、量优秀、排名靠前的13所大学，它们在绝大部分领域内都领先于同省内其他学校，将它们选定为研究对象可以以小见大预见整个河南省高校网站的建设情况不容乐观。这说明高校建立档案网站的意识淡薄，对档案的利用还停留在传统方式上，没有转变思想充分利用网络平台，档案信息化建设进程落后，从侧面也反映出对档案工作的不重视。1.2内容建设空洞滞后档案网站的内容是整个网站的核心，其内容的充实与否、更新快慢等直接关系着网站得以利用的程度，同时也能体现档案网站建设的优劣程度。1.2.1信息更新缓慢时效性是信息的重要属性，没有时效性的信息就失去其利用价值。通过进一步调研发现，本省高校档案网站工作动态和公告通知更新缓慢，间隔

5、数月才更新一次的情况不在少数，部分网站的信息甚至是建站时的最初信息。郑州大学档案网站的馆内公告还停留在今年1月，而工作简报更新速度更慢，同样的情况也发生在华北水利水电大学上，其档案动态更新较快，但是公告通知在今年内只更新了三次。在法规标准方面，郑州大学档案网站这一栏目的内容仍为建站时的初创信息一直未作补充完善。还有部分网站内空设栏目，栏目下没有任何信息，这是在网站建设中极其不负责任的工作表现。很明显这样的更新速度破坏了信息的时效性，无法使用户快捷迅速的利用档案网站内的信息。1.2.2资源内容匮乏8这些高校档案网站内容建设上内容不足，类型单一，基本上都是一些概括说明性文字说明，大多为馆藏介绍、

6、机构设置、法规标准、业务指导方面的内容。而在以现行文件、历史档案、特色档案、编研信息、全宗信息等代表的馆藏资源和学会信息、期刊论文表现的学术资源信息展示和收录极少，仅河南大学设置有档案学会项目，郑州大学设置有档案文摘，华北水利水电大学设置有档案编研，在其余档案栏目上各高校设置基本相同，还有部分栏目名不符实，对其他院校的档案工作和发展动态关注不多。用户无法得到满意的利用效果，档案网站的作用也很难得到有效发挥。1.3功能设置单调陈旧功能设置是档案网站的重要组成部分，承担着直接与用户交流以及宣传档案网站的重任，功能建设的健全使得档案网站更加全面，提供的服务更加多样化和人性化。功能简单缺乏新颖性，主

7、要体现在两个方面。1.3.1功能缺失严重8同资源内容一样，被调查的高校档案网站在功能设置上极不丰富，展示功能、检索功能、链接功能、交互功能、教育功能等对充实完善档案网站的作用没有得以实现。在展示功能上，仅有河南师范大学有对珍贵档案的进行在线展示；高校档案网站应该有着比其他档案网站更强的教育服务功能，但是在被调研网站中仅有河南科技大学设置了档案知识功能，但是栏目下没有内容，使得对公众的档案知识教育无法具体实现；