档案录入程序使用说明.doc

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1、档案录入程序使用说明2004-4-29档案录入程序在系统上之前使用，第一次采集数据时使用。失业保险经办机构把档案录入程序发到各用人单位，各用人单位进行本单位的档案录入后，将生成的文件提交给失业险经办机构。档案录入程序的主界面：图一图二图三录入单位名称。系统刚使用时，会弹出一个窗口，提示单位经办人录入单位的名称。窗口如下：图四请录入单位的准确的名称，按“确定”按钮。若不录入单位名称，系统将关闭。不能进行接下来的操作。（提示：此单位名称录入后尽量不要再进行修改。）有时，我们想更改单位名称，这时，可以在图一的“修改单位名称”及档案录入窗口的“单位名称修改”中进行，窗口如下：图五

2、系统会显示出原单位名称，使用者可以对其编辑后按“确定”按钮保存。一、录入职工信息。主界面见图一。打开“档案录入”窗口，系统会自动把以前录过的职工信息调入“档案录入”窗口，经办人员可以对原有的数据进行编辑，也可进行“新增”人员操作。1．“新增”人员操作：按“新增”按钮，则系统新增一行。如图：图六系统会自动把上次录入的一些信息写入新增记录中，以减少录入的工作。如“身份证号”的前四位、民族、工作状态、用工形式、参保日期、缴费工资等。经办人员可以对其进行修改。录入窗口中有一些绿色底色的列，这些列是必须输入的；其他的白色底色的列是可以不用输入的；而灰色底色的列则是不允许输入的。录入

3、完毕后，要对所做的修改进行“保存”操作。按“保存”按钮即可，这时，若有一些录入错误，系统将会提示，如：图七经办人员可以根据所提示的内容对相应的列进行修改，直至数据均规范为止。（提示：在录入时，有时也会出现一些校验提示。并且，提示后，录入焦点不发生转移，若需要让录入焦点转移，可以录入正确格式的数据，也可以将录入的内容去掉，这样，录入焦点就可以转移了。）2．“修改”操作：修改操作比较简单，只须找到指定的数据，并进行编辑，然后点“保存”按钮即可。操作流程：1，找到指定数据；在“录入窗口”有一个“查找”按钮，点击之，出现一个提示窗，如下图图八我们录入一个“李”字，若选中了“模糊查

4、询”，系统就会找到姓名含“李”的第一个人，并将焦点移到对应的记录。若不选“模糊查询”，系统会找到姓名以“李”打头的第一个人，并将焦点移至对应记录。若再点“查找”，系统会找到下一条符合记录条件的记录，可以连续点击“查找”按钮，直到找到所有符合条件的记录，这时，系统会出现这样的提示窗口：图九若按“是”按钮，系统又会从第一行开始查找。2，找到记录后，就可以进行修改操作了，修改完毕，按“保存”按钮即可。三、历史数据导入操作（图三）有时候，单位里面有一些历史数据（excel格式或dbf格式），单位想不通过录入而直接将其导入库中，这时，可以使用本窗口。（提示：本操作须由对数据操作比较

5、熟悉的人来进行，否则，可能导致各种错误）格式说明：要导入的列必须遵循本程序的约定规范，1．编码规范要将历史数据成功导入系统，就必须使用系统定义的编码。如性别的编码是1男2女，在导入之前，就必须先将数据中性别列中的“男”和“女”全部转换为相应的编码“1”，“2”。否则，将不能导入成功。编码信息可以点击图三的“导出系统编码”按钮得到，系统会在安装目录下生成一个“系统编码.txt”的文件，经办人员可以查看相应的编码，并将对应的汉字转为相应的编码。(提示：编码前几位若为0，不可省略！excel编辑时常会将其省略，这是不合适的。)2．日期规范系统中的日期格式为20040101,20

6、040411,20041112,即为八位字符，若月份，日期不够两位，补成两位，导入之前，必须将历史的日期转化为相应的日期格式，否则，导入将不成功。操作流程：1．选择导入列。单击图三的“顺序选择导入列”，出现如下窗口：图十系统有20个左右可选项，经办人员可以根据自己数据格式，选中对应的列，并按数据格式调整好导入列的顺序，必须确保列数一致、列顺序一致，只有这样，才为正确导入数据做好了第一步操作。（提示：要导入的数据必须遵循前面提出的格式要求，否则，将不能导入成功！若历史数据中的有些数据系统中无对应可选项，经办人员可以在历史数据中将其删除。）2．历史数据导入点击图三的“自定义导

7、入”按钮，系统会出现一个提示窗口：图十一找到要导入的文件，导入即可。（重要提示：导入文件只可以是文本文件，若历史数据是dbf格式或xls格式，可以在excel中另存为“文本文件(制表符分隔)(*.txt）”，再进行导入。Excel另存的文本文件一般均有列头，导入时若有相应的提示信息，可以忽略，也可以使用文本编辑器将列头去掉，再进行导入。说明：excel中的编码单元格式必须为文本格式，且数据前面若有0，不能省略。)3．历史数据导出点击“自定义导出”则可导出对应历史数据格式的文本文件。四、导出数据给失业保险经办机构在图一的录入窗口