浅析高校学籍档案管理的现状与改进策略.doc

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1、浅析高校学籍档案管理的现状与改进策略［摘耍］学籍档案管理是高校档案工作的重耍组成部分。本文结合我国高校学籍档案管理的现状，特别是远程网上录取给档案管理带来的新问题，提出了现阶段高校学籍档案管理应采取的对策与措施，指出高校学籍档案管理应与时代同步发展，与时俱进，由传统向信息化转变，以创新思维指导工作，在协调中谋发展，最终走向可持续发展。［关键词］高校学籍档案档案管理纸质档案电子档案可持续发展一、我国部分高校学籍档案管理的现状学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试

2、成绩登记表）、学生思想政治品徳考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：1•学籍原始档案不完整，整理不规范。（1）学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填写，造成字迹模糊不清,不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少冃现象,有的没有按规定粘贴照片，使学

3、籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有冃录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。2•检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确。(2)现如今有的学校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷冃录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。3.档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异。这方面最集

4、中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。4•档案使用效率低，毕业转递较为混乱。虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。二、档

5、案工作中查档与档案管理存在的问题。1・日前，学籍档案管理相对滞后，主耍表现在利用现代化技术对档案进行进行开发利用的程度很有限。在国家实施电子注册制度之前，相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，如今转向电子档案，实际操作起来有诸多的困难。（1）1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一的标准，学籍管理存在着较多不规范、不科学的管理。（3）由于丿力年的招生录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年來经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。（2）纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化

6、的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，丿力时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。2.现阶段高校远程网上录取给档案管理带来新问题。全国高校招生已普遍采取远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生纸质档案管理方面存在较多混乱，表现在以下方面。（1）考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义

7、对高校老师而言还存在理解上的困难，容易长生分歧。（2）电子档案信息缺失。比如电子档案中的“考生评估”一栏填写内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字,有的省份干脆是空白。（3）被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径解决，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生档案管理工作带来了新的问题。三、我国现阶段学籍档案管理应采取的对策和措施针对目前部分高校学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须

8、有清醒的认识。要认识到它的复杂性，这里面的问题，有些