基建档案整理方法讲义.doc

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1、基建档案整理方法讲义基建档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。一、归档范围及保管期限（一）基建档案：基建项目类；房屋产权类1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的文件材料。★在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。基建项目类的保管期限参照《广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限》（附件一）目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理项目的监督过程中也全形成相应的文件材料，主要有：规划、大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。2、房屋产权类归

2、档范围及保管期限（1）购买公有住房申请表；（2）家属住房情况调查表；（3）公有住房售价评估表；（4）公有住房买卖协议书；（5）收款凭证、印花税发票（复印件）；（6）公证书10（7）出售公有住房审定书；（8）房地产证、平面图（复印件）；（9）补差价的材料。★注意：第9点的材料，如果单位有房屋产权档案的，放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。没有的放在文书档案永久保存。房屋产权类的档案全部归永久保存。二、归档时间（一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本单位综合档案室移交保存，并编制目录。（二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好材料，按要求分类整理归档，如果

3、项目施工时间跨度长的，可以采取分阶段整理归档。房屋产权类在每户办理完手续后一个月内，按要求整理归档。三、整理要求（一）分类及代号1、基建档案分为两大类：即：基建项目类和房屋产权类；机关代号：“B”B1——基建项目类B1.1——基建项目类第一单工程B2—房屋产权类B2.1——单位产权B2.2——房改产权10B2.2.1——房改产权类第一幢房屋企业代号：“2”2.1—厂区、综合性文件；2.2—生产性建筑（包括各车间厂房）；2.3—辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等）；2.4—办公、生活建筑（办公楼、宿舍、食堂、托儿所、礼堂）；2.5—房屋产权（企业向职工售房、房改

4、）（二）组卷方法1、基建项目类的整理、编号每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分内容——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少,可以一个阶段组一卷或五个阶段组成一卷。每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。（1）卷内文件材料、图样的排列①按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示地后；正文在前、底稿在后。②有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图），排完一个专业

5、项目再排另一个专业项目。③文字和图样交错材料的排列：文字在前，图样排后。如果文字只是对图样材料的补充或说明的，图纸应排在前，文字材料在后。10（2）编目案卷的编目，是以案卷为对象，按照一定的要求和通过一定的形式，固定案卷系统整理成果，揭示案卷内容和成分的工作。①编写案卷页号：用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。图样页号编写在标题栏外。▲卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。②科技卷内文件目录编制卷内文件目录档号：B1.1---1序号

6、科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注123卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。③案卷排列及档号的编制基建项目类案卷按前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等阶段排列。立卷后的案卷档号由分类号10、项目序号、案卷号三部分组成，在其基础上编一个大流水号。示例：第一个工程项目B1.1—1------10第二个工程项目B1.2—1--------8④封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印）★案卷题名是卷内科技文件材料的综合名称，概括反映案卷的主要内容与成份，指引和帮助利用者查找

7、利用科技档案。要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。结构：案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称★立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。★起止日期可只填写起止年月如：2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期限、密级★卷内备考表编制（3）装订入盒①基建项目类部分需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”10的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。②图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每图纸右下角盖上档号章。模式：档号件号▲对不用装订的图纸案卷，附