档案实务操作.ppt

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1、归档文件整理操作实务档案工作培训课程内容文书档案以件为单位整理要点科技档案整理要点会计档案整理要点特殊载体档案整理要点实物档案整理要点1文书档案以件为单位整理要点文书档案以件为单位整理要点以“件”为单位整理的前提：适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位形成是自然的形式是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录）效用是独立可用的是文件归档时的基本保管单位文书档案以件为单位整理要点按“件”装订分类排列编号（室编件号）编目（归档文件目录）装盒排架①按“件”装订一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。特殊情况：正文与定稿，为

2、一件；原件与复制件，为一件；正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件；式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件;正文与文件处理单，为一件；正文与发文稿纸，为一件；①按“件”装订特殊情况：来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次

3、修改稿各为一件；装订前对文件的修整：整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。①按“件”装订注：保管10年的文件可保持原状，已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一般只订一钉；注：一个单位的装订方式应该统一①按“件”装订装订顺序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文版本在前，其它文种版本在后；发文

4、稿纸在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后；①按“件”装订一般采取“保管期限—年度—组织机构（问题）”的复式分类法。即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。②分类按年度分类：（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度（2）跨年度形成文件的处理：请示与批复，放在复文年；规划放在针对的第一年；总结、决算、报表，放在针对的最后一年；会议文件，放在开幕年；两个内容文件，归入主要内容针对的年度；②分类按组织机构分类：（1）按单位内部组织机构将归档文件

5、分类，组织机构按党、政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后（2）跨部门形成文件的处理：业务部门起草单位名义发文，归综合部门联合办理文件，归主办部门；单位名义召开综合性会议文件，归综合部门；参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门；领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；②分类归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要程度等因素进行排列。不同保管期限的文件，需分别排列。不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）序列排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物

6、等成套性文件一般应集中排列在一起。因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。③排列档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号：例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１”开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3个流水号）④编号（室编件号）在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。全宗号目录号馆编件号保管期限年度类别室编件号页数归档章④编号（加盖归档章）全宗号目录号馆编件号保管期

7、限年度类别室编件号页数永久2010归档章档案移交进馆时填写机构（问题）按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或其规范化简称；（按问题分类的，用中文填写类目名称）档案室填写④编号（归档章）全宗号目录号馆编件号保管期限年度类别室编件号页数永久2010归档章室编件号：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１”开始逐件编号，形成一个流水号。注：不同类目之间不能交叉编号。编号必须与分类方案一致。④编号（归档章）依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。它是档案保管、鉴定