标准采购作业制度.doc

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1、标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：□采购作业程序及要点表12．2．1程序要点接件分发1．请购单各栏填写是否清楚2．按分配原则分派请购案件3．急件优先分派办理4．无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门5．撤销请购单应先送办理询价1．交货期无法配合需用日期时联

2、络请购部门2．充分了解请购材料的品名、规格3．急件或需用日期接近者应优先办理4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法5．同规格产品有几家供应宜均询价6．有否其他较有利的代用品或对抗品7．应提供同规格，不同厂牌做比较8．有否必要办理售后服务及保固年限9．新厂商产品，是否需经检验试用比价、议价1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商3．其他经销商价格是否较低4．经成本分析后，设定议价目标5．是否必要向厂商索取型号比较6．价格上涨下跌有何

3、因素7．是否必要开发其它厂商或转外购8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标呈核1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件2．买卖惯例需超交者应注明3。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因4．按核决权限呈核订购1．需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同2．再向厂商确认价格交货期质量条件3．分批交货者在请购单上盖分批交货单4．订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期交货的案件联络请购部门催交1．约交日期前应再确认交货期2．无法于约交日期前交货时联

4、络请购部门并列入交货期异常控制表内催办3．已逾约交货日期尚未到货者加紧催交整理付款1．发票抬头及内容是否相符2．发票金额与请购单价格是否相符3．有否预付款或暂借款，应处理4．是否需要扣款5．需要办退税的请购单转告退税部门6．以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款程序要点收件、分发、核对1．收件2．按分配原则指派经办人3．核对品名4．核对规格5．核对数量6．核对需要日期询价1．选择询价对象及地区2．询价3．整理报价资料4．确认请讲内容5．寻找对抗品6．选择开发对象7．询价索样8．整理对抗品资

5、料及样品送样9．整理检验结果议价、比价、呈核1．调查市场行情2．核对资金预算3．选择议价对象4．研拟底价5．研议采购条件6．议价(或公开比价)7．填写上次报价记录8．估算海(空)运费9．估算保险费10．核对付款条件11．比较交货期限12．检查卸货条件13．估算关税14．按核决权限呈核程序要点进口、签证、结汇1．缮打输入许可证申请书2．缮写用途说明书3．备妥签证必要文件4．提案申请签证5．签证专案申请作业缮造申请书及附件(度量衡器、无线电器材)整理必要文件提案申请6．申请结汇7．整理结汇文件8．核对签证结汇文

6、件9．修改输入许可证或信用状作业投保、船务1．洽订保率2．投保缴交保险费3．洽订特约船公司及运费4．指定船舶公司5．交涉货柜使用期限6．核算运费7．缴交运费8．处理大宗材料船务装运1．督促预定装船期2．申请“工业用”证明3．申请分期缴税4。申请预保风险及动产抵押5．督促装运文件6．确认船期7．整理装运文件8．申请管理品放行证9．联络及安排卸货10．确认船代理11．确认公证处(所)12．联络交货期异常修改I/L，L／C程序要占报关、提货1．银行背书2．办理担保提货3．整理文件报关4．缴税提货5．收料索赔1．核

7、对材料检验报告2．填写索赔记录单3。向保险公司、船公司索赔4．向供料厂商索赔5．办理退货掉换作业跟催1．督促收料单2．控制长期合同的交货3．控制外购资金4．整理采购案件5．计算卸货延滞费及奖金6．办理退汇