档案管理制度精选word范文

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1、.档案管理制度（试行）一、目的为加强对公司各类档案的综合管理，逐步实现档案工作规范化、系统化和标准化，更好地为公司管理各项工作提供服务，结合公司管理工作中的实际情况，特制订本制度。二、适用范围适用于本公司全部所辖区域。三、职责（一）文书档案管理：由综合办公室负责抓好文书类档案的归档管理。在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后，一般情况下交由综合办公室登记，并实行统一保管和归档，相关部门只留存复印件。（二）人事档案管理： 由组织人事部负责人事类和党建类档案的归档管理。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、

2、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料以及党建工作资料的整理归档。  （三）财务档案管理：由资产财务部负责具体抓好财务单据、账簿等资料的定期归档，并负责抓好年度审计文件资料的整理归档。（四）合同档案管理：由综合办公室负责各部室合同的审批备案工作。各部室要强化合同文书档案管理意识，确保合同的起草、审核、签订、执行、存档等管理工作落到实处。（五）基建档案管理：由基建办公室负责抓好基建项目、安全生产等相关档案管理工作。精品doc.（六）业务档案管理：业务档案资料由业务发展部指定专人负责管理。四、管理规定

3、公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。即公司档案由综合办公室集中统一管理，相关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。（一）归档档案范围1.政府机关、上级部门和集团发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。2.公司正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级部门和集团的批复等。3.公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。4.与有关单位签订的合同、协议书等法律文书

4、。5.公司员工登记表、体检结果、政审材料、花名册、工资调整情况、组织关系介绍信、人员调动情况、人事任命情况等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。6.公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。7.公司内部的各项管理制度。8.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。9.反映主要职能活动的报告与总结。10.其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。（二）档案归整 精品doc.1.归档文件应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案

5、夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档案管理员依据目次号填写《文档归档登记表》，方便查阅。（三）档案保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，均依下列规定办理。1.永久保存（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规章及办事细则（4）董事会及股东会议记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）其他经核定须永久保存的文书2.十年保存（1）预算、决算书类（十年以上）（2）会计凭证（十年以上）（3）事业计划资料（十年以上）（4）其他

6、经核定须保存十年的文书3.五年保存（1）期满或解除之合约（2）其他经核定须保存五年的文书4.一年保存：结案后无长期保存必要者精品doc.5.各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。（四）档案调阅管理1.各部门经办人员及非公司内部人员因业务需要需调阅档案时，应填写《档案调阅单》，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅。2.调阅档案（包括文件资料）时，必须在《档案调阅登记簿》登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件须经总经理批准后方能借阅。3.案卷不许借出，只能存放在档案室；未归档的文件及资料可借出。4.

7、档案管理人员接到《档案调阅单》，经核查后，取出该项档案，并于《档案调阅单》上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。《档案调阅单》例按归还日期的先后整理，以备催还。5.调阅期限不得超过两个星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。6.调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。7.交还调阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导，按相应法律法规处理。8.外部单位调阅档案时，应持有单

8、位介绍信，经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。9.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。《档案调阅单》由档案管理人员留存备查。精品doc.（五）档案清理1.档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀、腐坏。每年更换档案时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。