浅谈电子档案的重要性

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1、浅谈电子档案的重要性城建档案馆刘霞近年来，建设系统以办公自动化、政务公开、便民服务为重点，积极推进城市建设管理信息化，建立了覆盖全系统全行业的工作网络。伴随着信息技术的广泛应用，城市规划、建设和管理活动产主了大量的电子文件。而从我们城建档案工作实践來看，随着计算机信息技术的普遍运用，城建档案管理的对象也由以前的纸质材料为主，逐渐向纸质材料与多格式、多载体形式的电子文件共存发展，最终实现以电子文件为主。因此，我们要求在实现城建档案计算机管理的基础上积极推进城建档案数字化工作，逐步实现档案存储的数字化、检索自动化以及利用网络化。一、建设电子档案的基本概念与特征优势所谓

2、建设电子文件是指在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电了文件两大类。建设电子档案是具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据，主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。建设电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与

3、其他数字信息的共同点。需要记录的信息存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。与传统档案相比，它的优势主要在于：1、在城建档案信息资源建设方面，电子档案数据库可与覆盖全社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联关系，为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。2、在城建档案信息的加工方面，传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加丁处理，成为城建电子档案信息资源的核

4、心组成部分，并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料，还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上发布，为人们提供快捷的服务。3、在城建档案信息资源的开发利用方面，数字化的城建电子档案可以凭借网络优势，实现信息资源共享。但是目前的发展现状却是：一方面由于缺乏建设电子文件的管理、电子档案收集的规范及相应的规定，使得建设设计业、计算机设计、计算机辅助施工形成的电子文档得不到有效的管理和归档，造成在建设工程的生命周期中工程施工、施工监理、装修改造、物业管理等环节不能充分发挥电子档案的作用；另一方面城建档案馆为了提高信息化管理和服务水平，不得不将接收的

5、纸质档案进行数字化处理，造成巨大的负担和浪费。二、建设电子档案的全面实现与运用管理建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为各地建设部门，特别是城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务。针对以上情况笔者认为：当今的城建档案馆正面临传统技术与信息技术应用的“拐点”，开展建设电子文件的接收、保管、利用要与数字化城建档案馆相结合。可以通过以下几点来完成：第一：数字化城建档案馆是信息吋代城建档案馆的发展方向，通过数字档案馆系统的建设，

6、实现与建设系统业务管理电子文件归档与管理系统的衔接，实现建设电子文件的前端控制，确保建设电子文件的真实性与准确性。第二：开展建设电子文件与电子档案管理的工作要与城建档案信息资源开发利用工作相结合，城建档案信息资源的开发利用工作是城建档案信息化建设的核心，建设电子文件是城建档案馆重耍的数字信息资源源头，我们应该积极运用网络、网站等先进技术和手段，发挥城建档案部门的信息资源的综合优势，为城市建设、社会发展提供数字信息资源。第三：开展建设电子文件与电子档案管理要与建设电子文件的保管和保护工作相结合。电子文件的出现对传统档案保护工作是巨大的挑战。要以传统城建档案保护技术为

7、基础，研究新的方法，解决电子文件的存储格式、长久安全保存等方面的问题，确保电子文件的完整和长期有效。第四：建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档案馆计算机的应用情况看最需要解决的是著录与标引。一个完整的档案计算机管理系统其工作流程可归纳为：档案数据的收集一档案前处理工作一档案数据的录入一档案数据的存贮一档案数据的加工一档案数据整理一档案信息的输出利用。可以看出档案前处理工作即著录、标引是整个计算机管理系统的基础，前处理工作是由档案部门将收集到的档案进行分析、加工、组织，最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式的过程。这项工作不仅难度大，质量要

8、求高，而且