学校档案管理电子化、信息化建设探析

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1、学校档案管理电子化、信息化建设探析摘要：信息资源作为生产要素，无形资和社会财富，与能源、材料资源等同等重要，在经济社会迅速发展的今天具有不可替代的地位，信息资源已成为经济全球背景下各类行业竟争的重点。加强信息资源利用，学校档案管理进行电子化、信息化建设是我们面临的一项重要课题。关键词：档案管理电子化信息化问题对策随着1999年5月国务院频布的《中华人民共和国档案法实施办法》发布后，学校档案工作的建设引起了各级政府及教育行政部门的重视，同时也为学校档案事业的发展奠定了基础。学校档案建设从无到有，从不规范到基本规范，从无人管理到兼职管理或

2、专职管理。但中小学档案建设起步晚，档案管理的设施、设备、档案管理人员的素质都与档案管理的电子化、信息化、制度化相差较大，还存在很多问题。本人通过对近几年档案管理的电子化、信息化建设过程中发现的问题进行思考和分析，并提出一些不成熟的观点，仅供各位同仁参考。1•现阶段学校档案管理电子化、信息化建设存在的问题1.1档案管理电子化、信息化建设意识淡薄无论是校领导还是档案管理人员，对档案管理电子化、信息化的知识了解不多，对缺乏档案信息化管理危机感，没有充分认识到档案管理电子化、信息化工作的重要性，不少校领导认为档案管理的好坏与学校教育现代化的建

3、设关系不大。1.2档案管理制度不健全，管理不规范现阶段，很多学校在进行纸质档案整理的时候，分类不规范，装订不标准，存放也很混乱；把财务报表与教学档案一起整理装订、编号，影响了档案的电子化、信息化建设的基础工作，为档案的电子化、信息化管理工作带来了一系列问题。收集整理的不规范，使得档案保存的价值得不到充分体现，也为档案管理的电子化、信息化建设增加了额外的劳动量。1.3档案管理的电子化、信息建设与学校教育现代化创建结合不够我国对县级教育现代化的创建达标验收，主要是查校舍建设，教师数量与学生数量比例，教师学历、职称及学校各类资源的现代化建设

4、情况，但恰恰是忽视了最能体现学校现代化建设情况标志的学校档案现代化建设，把学校档案的现代化建设情况给边缘化了，没有单独的分值内容；只是在其他项目检查时提到学籍档案管理或德育档案管理等学校档案管理的部分内容，人们往往认为这些内容不属学校档案管理的部分，而仅仅看作是教育教学管理的内容。1.4学校档案管理信息化建设硬件投入不够，设施落后目前，很多学校档案的收集整理、检索，都是以学籍及财务两类内容为主；无论是档案室专用化，人员的专职化、管理的电子化、信息化都无从谈起。很多学校早已实现多媒体教学，但档案管理仍是以纸质档案为主，沿用几十年不变的管

5、理模式，一个文件柜，几个档案盒，放在无人问津的角落；多数校领导也从没有深入考虑过档案管理的现代化建设投入及设施改进问题。1.5档案管理的人员业务素质不适应电子化、信息化档案管理的要求目前，学校档案管理人员兼职的多，专职的少，专业素质，理论水平普遍偏低。很多学校使用的是临时人员或处于临近退休的老弱病残者进行档案管理，档案管理工作的可持续性差，短期行为多。由于管理人员缺少专业知识和正规系统的培训进修，有的档案管理员连电脑的基本使用操作都不熟悉，更谈不上档案管理的电子化、信息化建设问题了；因此很多学校的档案管理人员不能胜任档案管理电子化、电

6、子信息化的发展要求。2•加强档案管理电子化、信息化建设的对策2.1思想上高度重视档案管理的电子化、信息化建设档案管理工作是学校现代化建设的重要组成部分，中小学从上到下都要充分认识档案工作对促进学校发展的重要作用，切实增强做好档案管理电子化、信息化建设工作的使命感和责任感，学校领导要明确档案工作是自己必须抓好的重要工作之一，让档案管理工作在电子化、信息的建设中，完整记录好广大师生的成绩和真实足迹及学校的发展历程，让学校教职工都认识到档案是学校的宝贵财富。2.2加强领导，完善档案管理电子化、信息化建设的网络体系学校都要建立校长负责制的档案

7、建设与管理领导小组，一把手要亲自挂帅，建立以校长、中层干部、年级组长、专职档案管理员为网络的档案管理电子化、信息化建设领导小组，明确责任，常抓不懈，定期进行总结检查，及时把学校发生的大事记、取得的成绩、各类师生信息情况进行分类汇总整理，按类输入微机进行电子化储存，能作为公共资源公开查询的教学档案，可放进学校内网作为信息资源使用。2.3健全制度，规范管理档案管理工作涉及面广，工作琐碎繁杂，涉及互每位教职工的职评、升级及评优评先等，如果没有统一的规章制度制约，就会无章可循无法管理。为此学校要建立健全学校的档案管理制度，对档案的接收，传递、

8、查阅、保管要作出明确的规定，同时要做好档案的保密工作，坚决杜绝档案泄密及随意修改现象的发生。对违反档案管理制度的人员要严肃处罚，对在档案建设上作出贡献的管理人员要给予奖励。2.4加强业务能力培养，提高管理人员的电子化、信