信函及公文礼仪

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1、信函及公文礼仪一、业务书信的组成成分(A)1.信头：（Letterhead）包括公司名称、象征、案徽、标识语句、电话号码、电传号码、传真号码及以经营业务范围等。2.参考编号：（ReferenceNumber）为便于归档，可按部门、产品或客户加以分类。3.日期：（Date）“11June,2001”或：“June11,2001”。4.封内地址：（InsideAddress）应同信封的写法完全一样。5.称呼：（salutation）常用称呼列表：DearSirs（英式）Gentleman（美式）DearsirorMadam给公司Dearsir给一位不知姓名的男士DearMadam给一位

2、不知姓名的女士DearMr.Smith给一位男士DearMrs.Smith给一位女士DearMissSmith给一位未婚女士DearMs.Smith给一位不知婚否或要求如此称呼的女士DearJohn给一位朋友或很熟悉的人业务书信的组成成分(B)6.标题（Subjectline）简要说明信的内容，全部大写或起首字母大写，底部划线引起对方注意，便于业务处理。7.信的正文：（Bodyoftheleter）①开头说明为什么写此信。②主要内容。③将来的打算和行动。④结束语。8.结尾礼词：（ComplementaryClose）9.签名：（Signnature）10.识别记号：（Identif

3、icationmark）执笔人或打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查考，执笔人写左侧，打字员写右侧，如EK/SM。11.附件：（Enclosures）目录册、价格单等。12.抄送：（Carboncopy或ec）此符号表明要将此信抄送给另外的人，打在附件下方。13.附笔：（postcript）业务书信中用于强调。如：附笔：请立刻寄上报价单。（希望很快再见面）14.第二页：（continuationPage）第一页不够，加页。信纸尺寸、颜色与第一页相同，但不带信头。二、如何折叠、插入信纸折叠信封这样的小事，有时也会影响一个公司的形象。正确的折叠可以使信纸正好放进信封，收信人可

4、以很方便地取出，而且信纸打开后看上去很整齐，通常折叠的方法有两折法和三折法。1.两折法：2.三折法：3.卡片、便条类：若是卡片、便条之类形比较方的东西，把信件的正面朝向信封的背面插入，这样一打开信封就能读到内容。三、书写业务书信的基本原则1.清楚（dear）①句子短②前后连贯③避免商业陈词2.简洁（concise）3.完整（complete）4.礼貌（courteous）业务书信的礼貌（courteous）礼貌是一种内心的态度，不仅仅停留在使用礼貌的词句上，它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊，不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现

5、之一是及时回信，这一点很重要。最好收到信当天就回信，如不能马上作答，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确，像说话的语气语调一样，书信也要有正确的语调，忽视这一点，信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率、甚至还会冒犯收信人。任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象，所以，签暑一封信前，最好认真想一下这封信：①是否清楚易懂；②是否自然真诚；③语调是否正确；④信息、内容是否完整；⑤细节是否精确无误；⑥是否简洁、有礼貌;⑦是否有语法、标点、拼写错误；⑧段落布置是否合理；⑨打印是否整洁、漂亮。一切核对无误，就可以签名发出了。四、怎样写备忘录备忘录（Memo

6、randum/Memo）是写给公司内部人员的信，有时像一张便条提醒某人注意某件事，有时也比较长。写备忘录有很多形式，有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容：1.To/Fortheattentionof/FAO（写给谁）2.From（谁写的）3.Re/Ref/Subject/Concerning（关于什么）4.Date（日期）5.FileNo.（归档号）通常用姓名、职务的起首字母代替全称，例如：（RS代替RobertSmith,MD代替ManagingDirector总经理。也不用（Dear...,Yourssincerely...等），行文直接了当。）五、怎样写电传

7、、电子邮件1.电传（Telet）To:收件人电传机号码、公司电传代码、国际代码Fm:发件人电传机号码、公司电传代码、国际代码日期：2002年6月21日收件人：事由：正文：问候语：发电人：2.电子邮件（Email）From:发件人To:收件人正文谨致问候署名六、怎样写社交信(1.感谢信)●对于对方送礼，写封致谢信。①提下礼物是什么，告诉送这份礼物的人你也很高兴也很感激②告诉他或她你准备如何使用礼物③解释为什么这份礼物很实用④最后希望送礼人有一开能亲自来看看礼物的用途●被