浅谈酒店采购工作的管理与控制

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1、浅析酒店行业采购工作的管理与控制【摘要】酒店的采购过程就是耗费过程，而控制成本追求收益最大化是酒店管理的重要内容，如何挖掘降低成本的潜力，达到以最少的耗费取得最大收益是酒店经营管理的目标。本文介绍了酒店采购成本控制的基本概念,分析了当前采购成本控制中存在的一些问题，并针对性的提出了解决方案。【关键诃】酒店采购财务管理成本控制成本控制是酒店经营管理中耍研究的永恒话题。成本控制应从原材料成本这个源头抓起。原材料成本占餐饮成本的比例最高。据统计，我国饭店行业，食品原料成本占食用收入的比例为35%〜50%左右，酒水成本占酒水收入的25%〜40%左右。由于采购管理是成本控制中难度最大的一环，作

2、为餐饮成本控制的源头——原材料的采购，最容易产生漏洞，它是饭店经理人关注的重点和焦点。如果能从根本上堵住采购环节的漏洞，饭店的成本控制至少已达到了50%的效果。因此，控制采购成本对一个饭店的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在饭店现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及饭店竞争力的增强。由于材料成本占营业成本的比例很高，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个饭店不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。一、酒店采购成本控制的概念（一）酒店采购成本控制的意义酒店采购的成本指的是采购过程中所产生的各项费用支出的总和。成本控制就是酒店在经营过程中财务部门

3、对所产生的成本费用进行的管理工作。在酒店经营中，随着超额利润的消失，酒店业进入微利时代，尤其是在2008年金融危机爆发之后，从金融界一路波及到实业界，酒店业作为与金融实体关系密切的产业,也深受影响。不论是消费旅游还是商旅出行的人们都压紧开支，使得在这条产业链条上的酒丿占业切实感受到了经济的寒冬。因此，加强酒店釆购成本控制管理，势在必行。（二）酒店采购成本控制内容、方法酒店采购成本一般包括：原料成本、运输成本、储存成本和人力成本。采购作为酒店经营管理的第一环，成本管理首先要从源头上即采购环节进行控制，采购成本控制要做到货比三家，使得供货商形成有效的竞争机制，这样也可有效降低采购成本和储

4、存成本。降低采购成本环节涉及到采购原料、供货商、采购时间以及采购数量的问题，从成本管理角度看，关键是采购时间和数量的问题。大批量采购时，价格较便宜，但库存量加大，导致库存成本增大。微量采购虽然可以节约库存成本，但又会增大原料购买次数和购买过程屮的成本，使得采购成本与库存成本负相关，此消彼长。因此，必须权衡利弊，使库存成本与采购成本达到最低。二、当前酒店采购成本控制中存在的不足Z处（一）财务管理在成本控制中的地位不突出，机构设置不合理当前，大多数酒店不设财务总监，有的虽然设了财务总监，却不属于酒店的领导班子成员，只是作为部门经理，这样不利于财务总监在成本控制中直接协调各部门的关系，无法

5、有效控制各部门支出。另外，酒店不专门设采购部或采购部不归财务总监管理，财务总监就无法及时了解和掌握市场行情并迅速做出反应，这样根本起不到控制和监督的作用。（二）缺乏完善、严谨的成本控制体系成本控制从酒店管理部门的部门申请到采购、入库、挂账、付款、部门领料和使用的整个过程来看，目前国内很多酒店都缺乏一套严密的成本控制体系，而经营的中间环节也往往存在一定的漏洞，例如酒店日常采购数量，对其缺乏监督和控制，买多少菜、买什么菜完全由釆购人员说了算。（三）没有制定科学、合理、完整、细化的成本预算成本管理粗放，很多酒店几乎不制定成本预算指标，也不下达消耗定额，或者制定的成本预算指标很笼统，没有针对

6、具体项冃层层细分。比如没有制定釆购成本预算、现金收支预算等，更不用说编制现金流量预算表和利润预算表了。三、酒店加强成本控制的有效对策（一）完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果饭店不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给釆购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要从以下几个方血做起：1、建立严格的釆购制度建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮现象，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、

7、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门审核。2、建立供应商档案和准入制度对饭店的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。饭店的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同