某重大工程项目档案整理信息化简易方案

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1、某重大工程项目档案整理方案某公司****年月日1.项目需求1.1.项目建设背景某建设公司是某集团（隶属于国有投资公司）的全资子公司，注册资本人民币***万元，公司投资建设的郑州某标准化厂房项目总投资约**亿元。办公地点位于郑州综合保税区。根据公司的发展和规划，项目至今竣工在即，己经积累了大量的工程档案资料。但是由于而期种种原因，至今没有完善的档案管理体系，也没有对档案进行核杳和整理，而作为重大项目，必须在规定的时限内完成档案的移交工作。这对公司的档案管理工作提出了新的挑战，我们需耍在尽可能短的时间里完成档案信息化的建设，完成档

2、案收集工作，按照省市档案标准整理到位，及时移交档案。随着项口完工时间的临近，针对大批量的工程档案，如果没有一套科学的合理的管理系统和完善的档案管理体系，就不能完成档案信息化建设，更会影响项目的顺利交付。因此，某建设公司的档案信息化建设迫在眉睫。1.2.项目基本情况公司的工程档案管理分散，部分档案在施工单位还未移交，暂时档案没有有效的管理。具体情况如下：（1）公司已有部分接收的工程档案，约有700卷，目前存放于新区，没有清点和整理，不知道是否完整；（2）公司没有档案管理系统、没有档案管理制度、没有项口分类方案、没有档案相关设备和

3、耗材；（3）部分工程档案还在施工单位和监理单位，没冇移交，没冇接收清单，无法确定移交档案是否完整；（4）因公司临吋在港区办公，档案管理比较分散，查询档案比较繁琐。1.3.项目建设需求1.3.1.整体需求某建设公司拟建的综合档案室，需要完成以下相关工作:(1)制定相关制度，针对档案的收集、接收、整理、管理、保管、移交、借阅制定相关制度，做到有制度可依；(2)建设“电子档案信息管理系统”，管理文书、科技、工程、设备等相关档案类型。需要管理全部条目信息和部分重要的电子文件。通过网络建设，争取通过管理系统进行远程查询，提高工作效率。(

4、3)采购相关档案管理设备和耗材，比如档案柜、计算机、扫描仪、加湿除湿设备、统一的档案盒等。(4)针对已接收的档案进行分类整理，查漏补缺，按照郑州市城建档案馆要求进行收集幣编。(5)针对施工和监理等单位未移交的档案进行收集，并严格把控数量和质量，争取一次性收集整齐。(6)对部分重要的档案进行电子文件上传和数字化扫描，完善电子档案管理。1.3.2.档案管理系统需求某建设公司拟建的“电子档案信息管理系统”将对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平；使档案信息资料在局域网或广域网上按照一定的

5、授权机制进行有序的发布，提高对档案信息资料的利用水平；对各种类型电了化资料的流转过程进行实时监控，提高办公工作效率。软件系统功能应满足以下基木要求，但不仅限于此要求。需要成熟、稳定、实用简便的电子档案信息管理系统。系统应具有安全性、操作方便、可扩充性好等特点。系统建设在技术实现上应遵循成熟性和先进性原则。主要应包括系统设置、管理维护、数据录入、查询检索、整理编口、档案编研、借阅管理、统计报表、鉴定销毁、数据转换、转储备份、协同用户管理等功能。系统应冇一定的领先性，在3到5年内不落后。1.3.3.组织管理和制度需求公司应建立档案

6、管理网络体系。需耍定期组织档案员专门培训，学习档案管理业务知识,严格工作制度，管理制度，检查落实岗位责任制，使各级管理人员工作有口标、有考核。为了更好地贯彻执行国家档案工作法律、法规，依照《屮华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《河南省档案管理条例》、《重大建设项目档案验收办法》，结合某建设公司公司的实际，需耍制定档案接收制度，档案立卷制度，档案归档制度，档案保管制度，档案工作保密制度，文书、科技档案借阅制度，图纸变更制度，档案统计制度，库房管理制度，档案鉴定制度，档案销毁制度，档案利用制度、档案员岗位责任制等，需要建

7、立健全档案工作制度体系。1.3.2.档案设施设备情况公司档案室按照档案目标管理要求，使综合档案室达到了库房、阅文室、办公室三分开的要求，满足目而和今后一段时间档案工作发展的需要。按照库房建设的要求，安装空调、温湿度测试仪、防盗门、除湿机，配备灭火器材，制作各种工作制度牌匾。在库房建设方面，购置档案柜，配备了空调、除湿机、消毒柜、计算机、打印机、复印机、缝纫机、装订机、裁纸机等设备，基木满足纸质档案管理的实际需要。1.1.项目工程档案整理规范及要求1.4.1.国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定1、郑州市人民政府令2009

8、第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项口档案专项验收通知制度的通知》1.4.2.参建各方档案工作职责1、工程代