把Excel文档中的数据导入科怡档案管理系统

《把Excel文档中的数据导入科怡档案管理系统》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、把Excel文档中的数据导入科怡档案管理系统1.软件环境要求1.1MicrosoftOffice2003以及以上版本，必须安装Excel和Access组件；1.2档案管理系统v3.0以及以上版本。（我将使用Office2010和科怡档案管理系统v5.0SQLServer版做为环境讲解操作流程。）2.准备excel文档，及格式要求这里需要特别注意的地方是列名，列名中一定不能包含空格、$、#、-等这些字符，如果列名不遵循这个规则，导入档案系统时将会报错，无法导入数据！除此之外还需要了解，在导入档案软件时提示导入失败的原因

2、还有可能是数据包含了一些档案系统无法识别的字符，这里必须注意，在出现这种情况时，请仔细查找这些报错的行，修正这些行，或记录后删除这些行。以下是我制作的一个Excel文档样本，包含5行数据（1行列名，4行目录数据，如下图所示），文件所在绝对路径为“D:测试用文件目录1.xls”。接下来我将讲解如何导入以下格式的Excel文档，并做为例子说明。3.导入Access数据库中这里你可能会有个疑问，为什么要先导入到Access数据库中，而不是直接导入到科怡档案管理系统中，这是因为直接导入Excel文档，科怡档案管理系统会报

3、错，所以需要先转化以下格式。所以Excel文档的数据导入到档案管理系统必须经过2步转化才能导入，总结转化流程如下：Excel文档->Access数据库(仅mdb格式)->科怡档案管理系统3.1创建一个mdb格式的Access数据库3.1.1在开始菜单中找到MicrosoftAccess2010，并打开；3.1.2创建一个空数据库，选择右边的文件夹图标设置新建数据库存放的路径，并且选择创建为mdb格式的数据库文件；注意：这里保存类型必须选择“MicrosoftAccess数据库（2002-2003格式）（*.mdb）3

4、.1.3这里我保存到“d:测试用文件”路径下，使用默认命名Database1，请注意，但选择保存类型为2003格式后，其文件后缀名将自动变成mdb，无需手动更改！点击“创建”按钮就会完成mdb数据库创建。3.2导入Excel文档的数据3.2.1选择“外部数据”菜单后，其下边就会出现“Excel”图标的按钮，点击它3.2.2在弹出的向导中选择Excel文档的路径，然后选择“将源数据导入当前数据库的新表中”，并确定；3.2.3勾选“第一行包含列标题”，然后下一步；3.2.4这里修改字段数据类型，如遇到格式转换出错时，

5、才需调整，没问题则跳过，下一步；3.2.5选择“不要主键”，下一步；3.2.6这里是给新表命名的，可以自行修改，我保持默认，并点击“完成”按钮；3.2.7如果没有提示导入数据出错，则为成功导入Excel文档中的所有数据；3.2.8完成xls格式转换为mdb格式的所有操作，这步你可以查看数据是否正确导入，如果没有问题就可以继续下节操作。4.导入科怡档案管理系统中4.1在导入前必须弄清楚以下2个问题：1>我要把数据导入哪个门类？2>这个门类所对应的表名是什么？这里我将演示把数据导入到简化文书档案门类中，那么它对应的表叫什

6、么名称呢？我们可以在系统管理模块的门类定制功能中找到其对应的表名。4.1.1展开左边树状结构图，选择“简化方法整理”，然后点击窗口底下的“修改”按钮；4.1.2在弹出的这个底层门类修改窗口中，点击第一层右边的“…”按钮4.1.3在这个窗口就可以查看到简化文书档案对应的表名，表名为“archive_description_jh”通过上面4.1节的操作后就能正确的找到各门类对应的表名，这是非常重要的，如果你在导入数据时选择了错误的表，则会把数据误导入其它门类，为了避免不必要的麻烦，请你确认门类对应的表名后，再做导入操作。

7、接下来开始讲解科怡档案管理系统的数据导入功能操作步骤。4.2进入数据管理模块，使用数据导入功能；4.2.1选择目标表，这里就要选择简化文书档案对应的表名，选择名称为“archive_description_jh”的表。4.2.2接下来是选择源表，点击“源库连接”按钮，进入数据库连接窗口。这里的数据库类型必须选择Access，然后下一步；4.2.3选择数据库路径即可，其他保持默认，点击完成后返回到数据导入界面；4.2.4现在我们需要让源表（mdb数据库的sheet1表）的字段跟目标表（档案门类）中的字段一一对应就可以了

8、，如果源表中没有目标表中的字段，则可忽略掉。操作方法是把右边字段拖拉到源表中对应的字段；或使用“对应关系”中的“选择源列”，并设置“对应目标列”即可。这里的操作相对比较麻烦，但是这些都是必要的操作。4.2.5最后点击“导入”按钮，如果程序出现任何提示，则表示数据导入完成，请勿再次点击导入按钮，以免重复导入相同的目录，造成不必要的麻烦。现在你可以