关于举办各类庆典及签约仪式的注意事项

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1、关于举办各类庆典及签约仪式的注意事项为使集团今后举办各类庆典仪式能够更加规范、完善，避免错误的重复发生，现将集团历年来举办的庆典仪式进行总结，列出注意事项，请各公司遵照执行。一、整体方案的制定需提前至少半个月以上的时间明确整体方案，方案应包括成立工作小组，庆典名称、时间、地点、主办单位、协办单位，人员名单、庆典流程、会场布置、后勤接待、费用预算等内容。二、工作小组的成立比较大型的庆典仪式需成立领导小组、工作小组；明确组长、副组长、组员名单，明确各自工作职责、完成节点、负责人；庆典仪式举行前起码要求召开2次以上的工作小组碰头会。三、明确庆典仪式名称、时间、地

2、点、主办单位、协办单位需特别强调庆典仪式的主办单位一般由地方党委、政府负责，集团一般作为协办单位出现；仪式时间的设定要征求党委和政府意见。四、明确人员名单包括党政部门领导、合作伙伴、媒体、集团人员等，明确在主席台就座的名单。五、费用预算费用预算包括：会场布置物料费用、食宿费用、礼品费用、媒体费用、预备金等。六、流程安排大致流程为：礼仪小姐备场→礼仪小姐迎宾客（军乐队奏迎宾曲、3龙狮队热场）→来宾签到、佩带胸花→参观项目宣传栏、休息区等候→领导及来宾到主席台就坐→仪式开始→主持人介绍领导和来宾→签约方代表致辞→集团领导致辞→党政领导致辞→领导宣布项目开工/签

3、约双方正式合作→主席台领导集体剪彩或铲土/双方签约→就餐→结束。流程安排可以做适当增减。七、开工仪式现场布置会场需划分出各区域位置，主要有会场区、签到区、宣传区、礼品区、嘉宾休息区、主席台区、奠基区、卫生间等，可根据庆典的主题进行适当增减。现场布置一般由广告公司承接、提供物料，需提前一星期以上时间确定现场布置方案，并做出布置效果图。八、广告宣传包括横幅、空飘，新闻通稿、宣传展板、项目宣传册、集团宣传资料、摄影摄像等，并与媒体记者沟通新闻发布、采访事宜。九、后勤接待主要负责车辆引导、签到、礼品派送、嘉宾引导入座、食宿安排等。十、领导讲话包括主持稿、集团领导致

4、辞、党政领导致辞等。十一、收尾工作全体工作人员负责开展收尾工作，包括保管好签约文件、回收宣传资料、回收礼品、清点物料等。十二、庆典仪式举办过程中处事原则3（一）各工作小组保持充分的沟通，遇事不推诿；（二）细节决定成败，在仪式过程中一定要细心、细致，注意所有细节问题，时刻保持紧张状态；（三）要“多管闲事”，不管是否属于自身所负责的工作，都要多闻多问，形成互相监督、互相帮助的良好机制；（四）事后及时总结、吸取教训。十三、案例分析案例分析主要针对不足之处进行讨论。（一）蔗渣项目开工仪式1.由于事前审核力度不够，导致项目宣传栏出现众多文字错误；2.宣传栏摆放时无专

5、人负责，导致摆放混乱无序；3.会场地毯准备不够充足；4.工作分配需进一步优化，防止出现忙闲不均现象；5.仪式前一晚未能及时安排保安到现场值守。二○一一年十一月七日3