记录控制管理标准

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1、Q/HD华能济南黄台发电有限公司企业标准Q/HD-205.07-2014记录控制管理标准2014-06-30发布2014-06-30实施8华能济南黄台发电有限公司发布目次前言21范围32规范性引用文件33术语和定义34职责35流程与风险分析36管理内容与方法46.1记录的填写与保存46.2记录的标识与检索46.3记录的储存与保护56.4查阅56.5记录的处置56.6记录的增减或格式调整56.7相关方的记录56.8检查与考核67相关/支持性文件68记录69附录6附录A（规范性附录）：记录控制管理流程图7附录B（规范性附录）：记录清

2、单88前言为了规范记录的管理，证实管理体系的有效运行，提供真实、准确、完整、客观的依据，在原Q/HD-205.07-2013《记录管理标准》基础上，修订了本标准。本标准自发布之日起实施，原Q/HD-205.07-2013《记录管理标准》同时作废。本标准由市场营销部提出。本标准由市场营销部归口。本标准起草单位：市场营销部本标准主要起草人：褚美霞审核：任龙顺审定：任龙顺批准：冯春本标准由市场营销部负责解释。本标准所代替标准的历次版本发布情况：——Q/HD-205.07-2011《记录管理标准》——Q/HD-205.07-2012《记

3、录管理标准》——Q/HD-205.07-2013《记录管理标准》8记录控制管理标准1范围本标准规定了华能济南黄台发电有限公司对记录的管理控制要求，确保为体系的有效运行提供真实、准确、完整、客观的依据。本标准适用于华能济南黄台发电有限公司管理体系运行记录及作业活动记录的控制和管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T19001《质量管理体系要求》GB/T24001《环境管理体系要求及使用指

4、南》GB/T28001《职业健康安全管理体系要求》Q/HB-G-08.L01-2009《华能电厂安全生产管理体系要求》Q/HB-G-08.L02-2009《华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则》3术语和定义下列术语和定义适用于本标准：3.1记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4职责4.1市场营销部是本标准的归口管理部门。4.2办公室（档案室）负责各部门归档记录的贮存、保管及指导工作。4.3信通中心是电子媒体传递、保存记录的技术管理部门。4.4各专业归口管理部门负责所属专业归口管理的质安环管理体系文件所产生的记录

5、的审批、销毁、处理、管理等工作。4.5各部门负责各自使用记录的标识、贮存、检索、保护管理。5流程与风险分析5.1管理流程图记录控制管理流程图：见附录A。5.2控制点85.2.1填写与保存各管理标准中应规定记录格式，填写应规范清晰，不得涂改，并规定各记录的保存期限和填写部门。5.2.2标识和检索记录应按规定进行编号；建立部门《记录清单》。5.2.3储存与保护记录应按规定储存，并由专人管理。5.2.4查阅记录的查阅应做好记录，防止借阅记录的丢失。5.2.5处置已过期的记录，按规定进行处置。5.3风险分析5.3.1填写与保存：记录填写

6、不真实或漏项,无法反映生产运行的实际情况,可能造成命令或操作错误,造成设备损坏和人身伤害。5.3.2标记和检索：未对记录进行标识，造成记录检索和查阅不便，影响正常工作。5.3.3储存与保护：未指派专人保管记录，事故或紧急事件发生时无法追溯责任，或未能提供有效运行的证据。5.3.4查阅：记录保存方式和环境不当，记录遭破坏，无法追溯责任，或未能提供有效运行证据，或影响后续工作。5.3.5处置：记录的保存期限规定不合适，提前销毁记录，影响生产经营活动。1管理内容与方法6.1填写与保存6.1.1各管理标准和制度应规定记录的格式和保存期限

7、，记录的基本要素包括名称、编号、编审批、日期。记录的保存期限根据法律、法规、上级要求或实际工作需要确定。6.1.2记录的填写a）记录应填写正确完整，字迹清晰，内容齐全，能准确地识别，要用钢笔或圆珠笔填写。存入厂办档案室的记录必须用炭素钢笔或签字笔填写。记录不得随意进行涂改。必须要做更改时，需经有关领导批准，并在修改处进行标识（如盖名章、签字等）。b）记录填写人要对记录中的数据和文字内容的准确性、完整性及书面质量负责。6.1.3记录的审批a）记录中凡有审核、批准等要求时，必须经签署后，该记录方能生效。b）记录审批人员要认真审核，对

8、记录内容的准确性、完整性负责。c）各专业归口管理部门负责其分管专业范围内记录的审批工作。d）对外报表或提供有关数据的记录由相关职能部门审核，分管厂领导批准。6.1.4记录的保存a）未归档记录由部门安排专人进行保存。b）归档记录的保存执行《企业档案管理标准》。6.