湖南律协卷宗管理办法

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1、湖南律师事务所业务卷宗管理办法为了进一步规范本所对业务卷宗的立卷、归档工作，现特制定本办法。一、收案和立卷程序:1.在利益冲突检索合格后，取得案件网络编号后，签署《委托代理协议》;2.业务部门秘书及时登记件编号，交由承办律师立卷;3.业务档案应当包括下列内容:卷宗目录、收案登记表、客户相关人员联系表、律师工作汇报、工作计时统计表、案卷证据、适用法规、结案报告、发票复印件、承办律师变更交接单及备考说明;4.正在办理之中的案件卷宗，必须在卷宗的侧面和正面，用电脑打印案件名称，其中包括:客户名称、案由、简述、承办律师、卷号、事务所LO一GO。二、卷案卷内档案材

2、料按如下顺序排列:(一)诉讼类案卷材料按下列隔页分类:(1)委托手续:具体指委托协议或授权委托书。(2)相关证据材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材料。(3)往来传真及笔录:包括与本所客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、谈话笔录、会谈纪要、集体讨论记录等。(4)本所出具法律文件:包括本所出具的送交法院的文件、本所出具给客户的法律文件、代理词、庭审笔录。(5)法院出具文书:包括受理案件通知书、出庭通知书、裁定书、判决书、调解书等。(6)相关法律法规。(7)结案报告。(二)非诉讼类案卷材料按下列隔页分类:(1)委托手续:具体指授权委托书。

3、(2)相关材料:包括当事人提供和律师个人收集的有关案件的证据材料。(3)本所出具法律文件:包括本所出具的送交法院的文件、本所出具给客户的法律文件。(4)往来传真:包括本所客户及其他当事人之间往来传真、电话记录、谈话笔录、会谈纪要。(5)相关法律法规。(6)结案报告。(三)常年法律顾问项目案卷材料按下列隔页分类:(1)委托手续:《常年法律顾问协议》的复印件。(2)相关材料:(3)往来传真:(4)本所出具法律文件:(5)相关法律法规:(6)办案小结。三、档案整理和归档1.承办律师的秘书负责整理归档工作;2.案件或项目完成时，承办律师应根据上述要求整理卷宗，补

4、齐遗漏材料，撤出多余的、无关的材料;3.律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，注明页次。两面有字的要两面编号，页号位置正面在右上脚，背面在左上脚，并填写相应卷宗目录;4.所有非诉讼归档文件应用A4纸，所有诉讼归档文件应用B5纸，对残损的材料要修补或将复印件放在原件后面;5.如材料小于卷面，要用纸张加衬底;大于卷面的材料，应整齐地沿卷面折小;6.无原件的附复印件，律师应说明原因。无原件又无复印件的，由部门主任说明并签字;7.需附卷的信封要摊开折平，邮票不要揭掉;8.卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净;9.案卷装订一律使用棉线绳，在棉线绳活结处需贴上

5、本所封签(用白纸条即可)，并加盖承办律师的名章或亲笔签名。一本档案厚度应不超过2厘米，超过部分应另归一卷。律师业务档案应在结案或事务办结后一个月内整理完毕，移交本所档案管理人员，由档案管理人员对案卷进行审查，并签署备考说明;如不符合要求，档案管理人员应不予接收并要求其重新整理，直至合格为止。四、本所档案借阅办法(一)已结案卷借阅办法1.卷宗应在档案室保存。本所律师借阅已结卷宗，应先填写《档案资料借阅登记表》(见附表)，由主管业务委员签字并在本所档案管理人员处登记后方可借阅。如主管业务委员因故不在，则由本部门主任签字。如本部门主任亦不在，又事出紧急，可先行

6、借阅，但须事后告知主管业务委员或本部门主任，补上签字。2.归还档案时，应由本所档案管理人员进行检查，以确定档案确实无毁损、无丢失。(二)未结案卷借阅办法本所未结案卷及正在进行的项目(含法律顾间单位)的案卷由承办律师保存。承办律师须保证案卷的安全，切勿丢失、毁损，并应在本所档案管理人员处进行登记。如因承办律师发生变化，需将档案转移时，应及时交接，并及时作变更登记。使用完毕或结案后应及时登记并归还案卷。五、档案管理人员应严格遵守制度，定期对案卷保管情况进行检查。如有案卷丢失、毁损等情况应及时报告本所业务管理委员。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不

7、得向他人汇露档案的内容。六、本所律师业务档案应由本律师事务所所统一保管，任何律师调离本所，均不得将案卷带走，执委会批准的除外。