浅谈会计档案走向管理规范化的必要条件

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1、浅谈会计档案走向管理规范化的必要条件摘要　领导重视是做好档案管理工作的前提条件，档案管理人员工作尽心、尽职、尽责是本单位各门类档案管理走向规范化的必要条件。这样就保证了本单位会计档案材料及时、准确、完整地立卷归档，按规定移交档案室统一保管。为档案管理走向科学化、规范化奠定的基础。关键词　会计档案　加强收集齐全完整新疆地矿局地质四大队自1957年成立以来，在历年的社会和经济活动中，形成了大量的会计档案。但由于历史原因，这些会计档案分别存放在四间房子里，而且仅用纸箱、木箱和木板架开放式保管，严重影响了会计档案的保管质量与使用寿命，影响到我队《会计基础工作规范化》达标

2、和档案管理工作的规范化、科学化的管理。在领导高度重视及有关部门大力配合下，经领导批示，业务部门的要求，为改变会计档案的现状，新疆地矿局地质四大队决定自1998年起投入一定的人力和资金，对建队以来形成的会计档案进行全面、系统、规范地抢救整理。在领导直接关心下，在专职人员的指导协助下，新疆地矿局地质四大队档案室会同财务人员，历经四年的努力工作，截止2004年6月底，已清理立卷档案7205卷，真正做到了收集及时、分类准确、材料精练、规格统一、使用方便的要求，保证了档案立卷的合格率，提高了档案的利用率，为会计档案管理的科学化、现代化奠定了坚实的基础。一、及时收集材料，保

3、证会计档案材料的连续性和历史性由于历史及其他诸多因素的影响，新疆地矿局地质四大队会计档案从建队至今一直未进行统一管理、系统归档，而且会计档案的保管现状是：1997年以前的档案分别存放在综合楼的407和408两间大库房里，用木架子存放。1999年至2002年的存放于大队办公楼205和102房间里，用木箱子保管。会计档案的保管条件很差，已严重影响档案的使用寿命，亟待解决。为了使会计档案能够真实反映会计工作的全貌，2003年2月以来，我们按照“分级负责，归口收集”的原则，逐步建立了以档案室为龙头，协同财务科一起对建队49年来的会计档案进行收集，从而解决了在现实工作中经

4、常遇到的不送，少送或材料不规范等情况。目前在实际工作中仍有部分单位或部门的领导同志不重视会计档案工作，对档案员的工作不支持，致使部分该送归档的材料没有及时送交。档案室针对这一情况，经主管领导同意，现已把这项工作作为目标考核工作一项主要内容，列入年度考核之中。这样就保证了归档材料及时准确完整科学规范地送交档案室，使会计档案材料立卷工作得到齐全、完整、准确、系统的保障，确保了会计档案的科学性。二、认真鉴别，保证会计档案材料的真实性和可靠性为了使单位各门类档案管理工作走向一个规范化、科学化、现代化的管理轨道，根据财政部、国家档案局联合颁发的文件要求，新疆地矿局地质四大

5、队2003年2月首先成立以档案室为龙头，协同财务科、审计科等部门负责人的会计档案鉴定小组。各成员认真按照规定对我队从建立至今的全部会计档案进行了鉴定，对鉴别有一定困难的材料，需有关人员帮助鉴别。确定了会计档案的保管期限表。按立卷要求，对保存到期的会计档案进行逐年、逐月，按本、按册一一登记造册。会计档案清理登记工作得到了地调所、总工办的大力支持，经过7个月的时间，完成1957年~1988年保管到期和无保存价值的材料登记工作，具体数量：原始凭证4029册（含内蒙102地质队719册），账本589本，月季报229册，工资表101册。档案室对所有销毁材料分别录入计算机进

6、行保存，并打印出四份销毁材料登记本分别送往阿勒泰地区档案局（馆）、新疆地质矿产局财务处，新疆地矿局地质四大队财务科和本队档案室存档。对所有销毁材料我们都向上级主管部门申请批得到批复后组织有关人员监督销毁，此项工作的完成标志着我队会计档案的管理步入了规范化、科学化管理的先进行列，此项工作的开展在全局和阿勒泰地区都开了先河并受到了表扬。三、做好复制加工工作，确保会计档案的美观性和实用性会计档案的装订工作是一项比较细致的工作，也是整理档案工作的关键环节。为了保证装订质量，在装订的过程中，必须舍得投入时间和人力，对过去形成的应归档现又不符合规格的档案材料，分别不同情况，

7、不同处理。首先对书写定不符合要求的材料、纸张破损即将无法保存的材料，采取复印和书写的方法进行复制，并注明复制单位和日期。截止2006年6月底，新疆地矿局地质四大队档案室共复印抢救永久性档案（会计决算报告）74册，2434页。档案材料是在不同时期形成的，各时期和各单位形成档案规范都不一致。纸张从小到大，无所不有。还有很多材料没有装订线等等。我们就对纸张过小的和过软的材料进行（用化学浆糊）裱糊，对没有装订的进行补边，对纸张过大的材料进行剪边、折边或折叠的方法处理，然后自然晾干压平，用计算机设计的专用封皮装订成册，盖章打号，装盒上架，确保案卷质量。四、严要求严管理，确

8、保会计档案归档质量的准确