中药材采购流程

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1、修正药业集团股份有限公司文件编号：SMP•GY-GL-006版本号：00文件名称中药材采购流程文件编号SMP•GY-GL-006起草者起草日期年月日原文件编号审核者审核日期年月日原文生效日批准者批准日期年月日版　本　号00颁发单位供应部生效日期年月日分　发　号分发单位与数量质量部2份，化验室、仓储部、财务部、供应部1份修订记载版本号生效日期修订原因、依据及内容00依据2010版《药品生产质量管理规范》要求编写。第5页共5页修正药业集团股份有限公司文件编号：SMP•GY-GL-006版本号：00目的：为进一步完善、细化中药材采购工作，规范采购流程，保障生产所需物料及

2、时到货，确保购进物料质量达标，控制采购成本等，特制订本流程。范围：适用于供应部中药材采购并为各子公司供应部参考执行。职责：供应部组长负责编写；供应部负责管理；供应部部长、质量部负责审核；生产副总经理批准；供应部中药材采购员执行。内容：1供应部中药材部于每月29日将物料在途数量提供给计划员并上报，经供应部部长签字确认后上报生产部，为次月生产计划的下达做好准备；同时对在途品种严格监督，确保在途物料及时到货。2生产部根据需货计划、物料在途及各物料库存情况，于每月6日前制定当月中药材采购资金预算表，及各子公司上报的本月中药材采购计划审批表。我部门根据以上所需品种、数量，做

3、出采购招标前的整理工作。3供应部根据整理后的品种、数量，实行网上（必联采购网）招标，此报价时间根据品种的数量及是否存在冷背品种，一般规定为4天，提醒供应商按时报价，并跟踪报价情况，了解市场初步行情，邀请主管副总经理参与开标并监督报价情况。4在实行网上招标的时间内对当月采购物料库存情况进行核对；打印传真形式报价单，对新开发供应商实行盘外报价；整理备份上月完成计划的价格表，以便日后核查。5待全部参加本月报价的供应商全部提交报价详情后，投标截止，并且下载开标一览表，整理后打印，上交主管副总经理审核确定后，填写中标单，中标单填写要真实准确，本着“相同药材比价格，相同价格比

4、质量，相同质量比服务”的原则。第5页共5页修正药业集团股份有限公司文件编号：SMP•GY-GL-006版本号：006主管副总经理确定下发中标单后，第一时间以传真的形式将已核对无误的中标单下发，并电话确认供应商是否收到；认真填写当月中药材采购资金预算表，并核对无误后上交；认真填写子公司当月中药材采购计划审批表中物料价格，仔细审核确保无误，经部领导签字确认后，报还子公司负责人员。7填写中药材物料采购四联单，本部门保留一份，仓储部一份作为物料接收的依据，财务部一份（标明单价）作为审核发票的依据，质量部门一份为检验药材做提前准备和检验报告下发的依据；追加计划要确保数量及时

5、按当月采购价格下达，并填写追加中药材物料采购四连单，以保证物料的数量及价格不会出现超量或高价问题。8编撰当月中药材到货明细表，跟踪各供应商发货情况，对生产急需品种提前与中标供应商联系，通知提前将该品种发货；仓储部根据采购四联单进行接收，并向化验室申请检验，在没有接到特殊通知，来料数量超出采购计划15%的，仓储部有权拒收；对到货中药材及时登记，确保按时到货，到货数量与计划数量相符，认真关注物料质量情况。9合格物料质量部应在3日之内出具合格中药材检验报告单，异常物料，质检部先与我部门协调处理，并提供物料异常情况处理单；我部门在接到通知后及时电话通知供应商退货、补货，必

6、要时以传真形式将物料异常情况处理单传给供应商，要求补货供应商在7日之内将物料按计划量补齐，15日内将退货物料运出我公司；继续跟踪补货物料的质量情况，尽量避免不合格现象再次发生。10在收到质量部合格中药材检验报告书后，根据报告书的处理意见，通知所属供应商开具增值税发票，水分超标的按百分比扣除到货数量，杂质超标的根据百分比折扣单价金额；收到质量部不合格中药材报告书后，与仓储部及时沟通，并跟踪退货物料的运出情况，确保仓库库存不会造成紧张状况。11接收到供应商开具的增值税发票后，及时送至仓储部做入库验收，验收后的发票要认真核对开具的品种名称、数量、单价及金额，无误后送主管

7、副总经理、财务部长及公司总经理签字确认，认真对各发票挂账后，送各公司财务入账；对开具错误的发票及时退回该公司换票处理，每季度与计划员第5页共5页修正药业集团股份有限公司文件编号：SMP•GY-GL-006版本号：00对账，保持账目一致准确。12季节性中药材采购，需提前向主管副总经理请示，待其作出采购决策后，先由采购员到产地考察、比价，并取回样品由公司质量部检验，达标后报主管副总经理，经批准进行批量采购，同时通知仓储部做接收准备；物料到公司后由公司质量部检验，保证质量、保障货源。13冷背药材由于存在货源少、供货难的特点，在采购上存在一定的困难，应先对品种进行网上及各

8、相关书籍查