部分+桌面信息管理程序应用

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1、第八部分桌面信息管理程序应用8.1桌面信息管理简介8.2Outlook的启动与退出8.3通讯簿的管理8.4电子邮件的使用8.5任务的创建和使用8.6日历的使用8.7日记和便笺的使用8.8文件的导入与导出8.1桌面信息管理简介办公人员每天需要通过电子邮件与相关人员联络，记住每件该做的事，记录做过的事情，预订会议安排，为领导进行日程安排等，工作繁杂，提高信息管理的效率在现代办公中非常重要。对于这些问题的处理，就要使用办公自动化中的桌面信息管理功能，即Office中的Outlook，它可以用于组织和共享桌面上的信息并与他人进行通信。8.2Outlook的启动与退出Outlo

2、ok的启动：双击Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftOutlook”图标；选择“开始”／“程序”／“MicrosoftOutlook”命令。Outlook的界面组成：见图Outlook的退出：单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等；Outlook的用户账号设置：初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。Outlook的界面组成8.3通讯簿的管理联系人的创建联系人的管理联系人的创建Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、

3、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。选择“文件”/“新建”/“联系人”，即可输入联系信息。联系人的管理选择“工具”/“工作簿”，打开窗口如图所示；删除联系人：在列表中选择要删除的联系人，单击工具栏上的“删除”按钮；添加联系人：选择“文件”/“添加新地址”，或单击工具栏的“添加新地址”按钮，在列表中选择“新建联系人”，单击“确定”8.4电子邮件的使用创建、发送和接收电子邮件由联系人创建邮件转发、答复、撤销邮件管理邮件电子邮件使用注意事项创建、发送和接收电子邮件创建邮件发送邮件接收邮件创建邮件单击

4、“新建邮件”按钮的下拉按钮，在列表中选择背景、信纸或网页方式，打开“新邮件”对话框；输入邮件的收件人地址、抄送和主题及正文内容；按要求对邮件的正文进行格式设置；单击收件人或抄送等文本框的名称，可用“联系人”文件夹自动填写；在“收件人”框中，可同时填写多个收件人，之间用逗号或分号分隔。发送邮件单击“发送”按钮，即可完成邮件发送；若要通过不是默认的邮件账号发送邮件，需选择“文件

5、发送邮件”菜单项；图收到的邮件可以转发给其他人，方法是打开需转发的邮件，单击“转发邮件”按钮，输入收件人地址，单击“发送”；若需发送附件，单击“附加”按钮，在“插入附件”对话框中选择要发送的文件，

6、单击附件按钮。“收件箱”对话框接收邮件单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，或单击工具栏上“发送和接收”按钮；在对话框中选择接收电子邮件帐户的种类；选择“收件箱”文件夹，新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件；新邮件均用黑体字表示，带有附件的左侧有曲别针图标；若将附件存到硬盘上，右击附加文件图标，选择“另存为”。由联系人创建邮件在联系人窗口的联系人列表中选择要接收邮件的联系人；在其上单击右键，显示快捷菜单如右图；选择“致联系人的新邮件”命令即可。转发、答复、撤销邮件转发：在收件箱的邮件列表中，选择要转发的邮件，单击工具栏上的“转发”按钮；答复：在收件箱

7、的邮件列表中，选择要答复的邮件，单击工具栏上的“答复发件人”按钮；标记邮件：在答复邮件窗口中的工具上单击惊叹号，重要性标记为高；单击下箭头，重要性标记为低；单击“邮件标记”按钮，可输入标记内容；单击“选项…”按钮，可设置标记和回执；撤销邮件：在“邮件”窗口中，单击“已发送的邮件”文件夹，在“已发送的邮件”列表中，选择要撤销的邮件，选择“动作”/“撤回该邮件”。注意：只能撤销收件人未读的邮件。管理邮件邮件排序邮件筛选邮箱管理邮件排序在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图

8、标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示：重要性；邮件类型图标，有已读和未读两种状态；标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标；显示邮件的发件人；显示邮件的主题；显示邮件的接收时间；显示出邮件的大小。单击相应图标，即可按该类型排序。邮件筛选邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：（1）在“Outlook面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“查看”/“当前视图”命令。（2）在出现的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，根据需要可以