机电系档案管理制度

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1、机建系学生会档案管理制度档案工作是系学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此制度，以提高工作效率和工作质量。管理部门本系学生会档案、各部门档案由统一秘书处分类管理，秘书长（包括副秘书长，下同）监督档案员管理。岗位责任制一、分管档案工作的部门职责1、组织全会性的宣传、贯彻、执行《机建系学生会档案管理制度》和关于档案工作的各项制度。2、加强对学生会档案工作的管理，将档案工作纳入部门的整体发展计划，列入部门议事日程，督促分管人员按主席团的要求做好相应的工作。3、关心档案工作建设与发展，及时解决工作中的问题和困

2、难，使档案工作与学生会各项工作协调发展。二、档案员职责1、严格执行《机建系学生会档案管理制度》等档案工作的规定，建立健全档案管理制度。2、对各有关部门形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。3、负责收集外出交流人员的有关材料和照片，收集学生会外出活动的发言材料和带回的材料。4、负责管理学生会各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为学生会各项工作的需要提供服务。5、按时统计报送档案材料。三、分管档案工作的部门部长职责1、安排具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。2、将档案工作纳入本

3、部门的议事日程（每月研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。3、组织本部门人员学习档案法规，执行学生会档案工作的规章制度。4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。5、协同档案管理人员监督、检查学生会各部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。四、档案人员职责1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。2、负责好文件

4、材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。4、保管好应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、主动接受业务指导和督促检查。6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。7、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。8、按归档时间向秘书处提供档案目录和统计报表。文件、材料收集归档制度一、收集归档范围学生会在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本学生会关系很密切的文件材料(包括公文、书信、会议、电话记录、

5、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、部门会议、各班干部会议的会议记录、会议纪要。2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。3、各种综合的或专题的学习、检查、考察等报告。4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

6、7、反映各种会议、活动的图片及文字材料。8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。9、反映本学生会重要活动的照片、录音带、录像带。10、重要电话记录、工作日记。11、年鉴、大事记、基础数据汇编、基本情况综合。12、本学生会制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。13、有关财产、物资、档案、赞助等的凭证，发放各种证明、证件存根。14、离职人员资料。15、重要的来信及处理材料。16、本学生会编辑、出版的书刊、资料样板。17、本学生会(包括上报和下批)干部任免、聘任、党、团干部名册、总结、报表、干部的录用、辞退等审

7、批表及干部奖惩等文件材料。(二)上级文件材料1、上级(包括学生会主席团下同)有关学生会工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。2、学院各级领导视察本学生会时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。4、上级报刊刊载有关本学生会情况的文章。(三)同级文件材料1、有关部门召开会议，进行工作的文件材料。2、有关单位与本学生会签订的合同、合约、协议。3、有关单位与本学生会涉及比较重要的工作或问题的来往文书。4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性

8、文件。(四)下级文件材料1、工作总结、重要的专题工作总结。2、重要的调查报告、检讨书告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、部门性的备案文件。3、重要的名册、登记表。4、大事记、基本情况汇编。（五）人事档案1、包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料