电子档案的形成与归

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1、电子档案的形成及归档8/13/20211电子档案的形成及归档1.电子档案的产生2.电子文件的特性3.电子文件归档的组织管理4.电子文件的收集与积累5.电子文件的整理与归档6.电子文件的鉴定工作7.电子文件使用的载体与归档载体的推荐8.电子档案的保存与维护9.电子档案的利用与管理10.保证电子文件信息安全的技术措施11.保证电子文件信息安全的管理措施12.管理电子档案的设备配置8/13/202121.电子档案的形成1.1电子计算机的诞生及发展为电子档案的形成创造了先决的技术条件。1.2电子计算机的广泛应用，办公自动化的

2、进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业的飞速发展，是形成电子档案的源动力。00:54:4532.电子文件的特性2.1电子文件是数字化信息技术的产物。2.2电子文件对设备的依赖性。2.3电子文件载体的非直读性。2.4电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。2.5电子文件信息与载体的相分离性。8/13/202142.1电子文件是数字化信息技术的产物电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文

3、件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。8/13/202152.2电子文件对设备的依赖性电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。8/13/202162.3电子文件载体的非直读性电子文件的非直读性体现在

4、很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的非直读性。8/13/202172.4

5、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性（一）电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出。在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述，当然这些信息可能是隐含的，无特殊需要而不显示出来。正是由于这种原因，电子文件的物理结构和逻辑结构之间关系是很复杂的。在电子文件归档时，如何保持其物理结构和逻辑

6、结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。8/13/202182.4电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性（二）电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，纸质文阵由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。电子文件的运作往往是在网络上进于的，操作者互不见面,体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给电子文件的运作和

7、归档带来问题。8/13/202192.5电子文件信息与载体的相分离性电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征

8、给电子文冲的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。8/13/2021102.5电子文件信息与载体的相分离性文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使得电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。例如不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息，就