会务的组织和管理内部培训资料

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1、会务的组织和管理会议的组织和管理目录一、会前准备目录二、会务实施三、会后总结和决算会议的组织和管理会前准备-目录会前准备6方面1、策划案的内容2、Team小组3、会务分工4、会场勘察5、起草协议6、制定会议费预算会前准备:1、策划案的内容策划案的内容包括：目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。会务工作要保证策划案的顺利实现会前准备：1、策划案的内容案例：《＊＊年代理会及联欢会策划实施案》＊会

2、前准备：2、成立TEAM组组织落实，成立TEAM组TEAM组负责人职责总指挥整个活动的总负责、总协调副总指挥协助总指挥，负责常务工作会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定策划组制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相会务组关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编会前准备：3、会务组的分工会务组的分工人员分负责会前会中会后工人总负责会务总协调、考察、内外沟通、协调、处理突结算、善后、签约、预算、

3、组织等发事件总结物资组采购会议物品、印分发物资、采购会中物品结帐、剩余刷、制作、落实设备食品、保证设备到位物资处理签到组邀请、人员落实、房签到、发资料、安排代退房、回收间、餐桌、车辆分配的食宿、订餐落实问卷、结帐车辆调寻租车资源、签约、接站组织、车辆调度、结帐度接站场地租用、领导交警联系、司机安排行程会前准备:会务组的分工－－物资组案例：××××代理会物资准备清单会前准备：会务组的分工－－签到组参会代表邀请流程1、北京制定原则、分配名额；2、大区操作定名单；3、E-mil参会代理；4、代理填个人资料

4、回执发大区；5、大区审核E-mil北京；6、北京终审、给编号；7、编号分别发大区；会前准备：会务组的分工－－签到组邀请信内容1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执会前准备：4、会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”,是会前必须要做的基础性工作会前准备4、会场勘察－－原则勘察原则：³会务工作为会议内容服务³以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行会前准备：4、会场勘察－－注意事项注意事项●会场方面●宾馆的软硬件●餐饮方面●租车问题●价格问题会前准备:5、起草协议5、

5、起草协议《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、无漏洞。会前准备：5、起草协议内容涉及：1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用会前准备：5、起草协议4、餐饮及费用桌餐盘餐自助餐有限自助餐5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等会前准备：5、起草协议案例：与*****酒店的协议会议的组织和管理会议预算演练目录6、如何做会议预算？会前准备:6、制定会议预算必须注意的问题ò年初有预算；ò全面、精细、节约；ò距开会日期前两周，做出预算送批；ò距开会日期前一周，务必汇出

6、所需款项；ò提前行文，写明规则。会前准备：6、制定会议预算案例：××××年代理会预算表会议的组织和管理案例案例：《××会费用使用、审批、报销规定》会前准备∑策划案起草;前四周∑成立会议TEAM;∑会务准备开始前三周∑策划案定稿;∑会务组成立;∑会场勘察∑与宾馆签协议;前二周∑起草预算并通过∑汇款;前一周会前准备何时开始？∑物资备齐开会日期会议的组织和管理目录一、会前准备目录二、会务实施三、会后总结和决算会议的组织和管理会务的实施会务的实施Â会务组出发时间及工作内容Â签到注意事项Â会议期间的工作Â会议

7、结束的工作会务的实施出发时间³提前两天出发³熟悉环境检查工作³熟悉各自接口人³购物及准备工作³开预备会会务的实施：签到注意事项注意事项È关键点：住房钥匙È签到台È住房分配È其它会议的组织和管理会务的实施-签到案例：签到程序界面演示会务的实施：开会期间³与餐厅的联系³与会场的联系³与服务台的联系³与客房部的联系³处理突发事件会务的实施：会议期间如何对领导、贵宾服务？事前掌握需求行程，事中专人安排如何安排大型会议的就餐？方便、快捷、特色、节俭如何让会议代表感到满意？体贴、周到、温馨、新意会务的实施：会议

8、结束会议结束的工作退房；整理物品；结帐；回收问卷；感谢；代表再见；会务的实施：会议结束案例：意见反馈样式会议的组织和管理会务工作五个意识：全局意识、客户意识补台意识、奉献意识创新意识会议的组织和管理³工作认真负责、细心、耐心³沟通协调能力强³任劳任怨能连续作战³服从分配协作意识好³原则性强³应变能力强会议的组织和管理目录一、会前准备目录二、会务实施三、会后总结和决算会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会议的组织和管理会后总结和决算统计分析参会情况会议的