时间管理之简化工作提高效率

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1、简化工作，提高效率讲师：杨望远　　演讲之前，先提一个楔子。去年十二月，我在大陆深圳市人民大会堂，为市政府处级以上官员临时安排一场演讲；因为我应美国东西大学之邀，在深圳市开了一系列课程，刚好有一位市政府官员亦在听课，就建议市长要办一场演讲。记得是礼拜三，深圳市长约见我，希望我拨一点时间，帮他们做一场演讲，时间就订在下星期一的早上。各位看看，星期三中午约见，只有星期四，五两天时间来联系（因深圳已实施周休二日），这样一场演讲要召集各单位人员来听演讲，所有单位都要行文到，我想以他们的效率可能办不成；但是礼拜一上午我到

2、的时候，如期如时地举行。负责主办的人事局长告诉我：「差点办不成，因为深圳对台办以中央没有审批过，要暂缓办；但我告诉他说，市长已经批准了，而且要等中央通过也来不及了，先办再说。」从这里我们可以体认到二点，第一、他们的办事效率能在短短二天之内召集六、七百位处级以上官员来听讲；第二、他们能打破成规，突破以往办事程序，先办再说。那次演讲内容刚好跟今天一样，叫做〔简化办事程序，提高工作效率〕，其中提了一些观念。我最近又去大陆，了解他们用在香港回归之后的海关作业。由这个例子发现，我们一直认为大陆相当落后、官僚，而且很多作

3、业相当难以配合，但是他们也有心大刀阔斧地做一些改善，并在短短几年中跟上来。　　接着，我举个现成例子，大家都知道，车辆违规停车会被拖吊，我记得早期违规停车还由公家单位拖吊时候，每部拖吊车一天平均拖吊一、二部车，但是包给民营之后，平均每部拖吊车拖吊二十部车以上，为什么拖吊业务改为民营之后，效率能大幅提升十几倍？最近我看到拖吊车做了一个改善，效率大约提升十倍，以前拖吊的时候，把拖吊座插进去，须另外一个人以栓卡住，然后升起来，才把车吊走；现在新设计的挂勾只要对准插入，即自动转向，然后升高吊走，速度是原来的十倍；而且以

4、前要二个人，现在只要一个人。发明挂勾者，真是应该获奖。从这里我们发现：当心态改变的时候，从公营心态改变为民营心态的时候，效率就提升十几倍，当民营产生竞争的时候，效率还可提升十几倍。因此，我要强调：方法不难，难的在心态，心态能调整过来，就一定能想出高效率的方法。　　接着我想请问各位一个问题，各位在心中想想看，有没有碰到一个这样的工作，第一、可以赚得一个还可养家活口的待遇；第二、工作安定，不用担心关厂裁员；第三、可以实现理想，抱负；第四、还可以同时做社会服务；请问有没有这样的工作？我想各位心里有数，现在做的工作，

5、就符合这四个要件。像我都还不能符合。有这样的工作我们怎样去珍惜它，在人生旅途中真正发出生命的光和热。我们可从一些小故事中，来自我启发，以往我们谈改善，很多人心中都有一些负面的联想，是不是做不好才改善。事实上谈改善，我认为刚好相反，做不好，要去改好叫〔改恶〕，这是主管的责任、制度的责任，做得好还要更好才叫做〔改善〕。我相信今天很多政府机关，都已经做相当不错，明显地看到进步，像户政、税捐稽征处….等的进步。１２　　那么我们要怎样把工作做得好，还要更好，亦即用现有的人力做更多的事，如果不限制的加人，基本上不叫进步，

6、进步是经由改善让效率更高，而且做得更轻松。到这里，有人会说，我们没有学过改善，所以局里应该办训练，教我们如何改善？我一直认为改善力是天生的，也就是说，只要每个人肯用心，他（她）的天赋改善力，就会被启发出来，只是我们受到传统知识教育及工作环境的限制，把很多创意、改善力压抑住了，今天我们只要把它启发出来，每个人改善泉源生生不息。所以，当我们谈工作简化提高效率的时候，其实是肯定各位能力，以及肯定各位以往成就，才有机会、有能力做得更好。当然提高效率绝不是要我们拚死拚活的，做得很辛苦，因为这样违反人性。我在工商时报写专

7、栏〔人性化管理〕，我们希望管理能符合人性，能轻松愉快地完成任务，即使是向高难度、高目标挑战，我们也能从容有序、轻松愉快地去完成，这才是今天演讲的目的。　　１２我们来看一个在美国发生的例子，美国有一个农庄，经过统计报告发现其农作物的产出值达平均上限的二倍，这是令人难以置信的，因一般超过上限就很难，他不但超过上限而且竟然超过二倍。有一位效率专家想去研究高效率原因，他千里迢迢来到这个农庄，看到一户农家，就推门而入，发现有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，面前放着一个架子，架子上用夹子夹着一本书，她两眼

8、看书，一只脚正推动着摇篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，另外一只脚推动一个链条带动的搅拌器，嘴里哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。各位看看她怎么工作，两手打毛线，两眼看书，耳朵注意烧水，嘴哼催眠曲，一脚推摇篮，一脚推搅拌器。但是效率专家觉得很奇怪，为什么每隔一会儿，她就站起来，再重重地坐下去，这样一直地重复。效率专家仔细一看，才发现这位农妇的座垫，竟是一大袋必须重复压，才