知识管理系统的设计思路与实现工具

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1、知识管理系统的设计思路与实现工具[作者]张福学[单位]烟台大学图书馆[摘要]本文从提高信息检索效率、培养知识共享的企业文化、更新知识仓库三个方面提出了知识管理系统的设计思路，并分析了实现这些设计思路的三大类型工具，即知识生产工具、知识编码工具和知识转移工具。[关键词]知识管理系统，信息检索，知识管理工具目前，正有越来越多的企业认识到知识和知识管理对企业经营的重要作用，正如美国知识管理专家StephenCranford所说：“在未来三到五年间，我们将会发现几乎所有的企业都将开展知识管理活动。”而知识管理系统的设计则是

2、知识管理的核心和基础，本文从提高信息检索效率、培养知识共享的企业文化、更新知识仓库三个方面提出了知识管理系统的设计思路，并分析了实现这些设计思路的三大类型工具，即知识生产工具、知识编码工具和知识转移工具。1知识管理系统的设计思路知识管理系统与传统的信息管理系统的最大区别在于，知识管理系统能够为用户提供表示知识的各种条目的语境信息，使使用者更容易地获取知识。从知识的流动的特点来看，知识管理系统的设计应当遵循一些共同的思路。1.1提高信息检索效率使用者获取信息有三种方式：搜索、浏览和接收。但是许多信息管理系统仅仅注重为

3、用户提供海量信息，而不是注重如何使用户最高效率地获取信息，最终会使用户陷于信息过量的窘境。在知识管理系统中采用适当的技术可以有效的提高信息效率。1、关键词控制：通过关键词来索引信息的技术，在许多信息管理系统中都有应用，例如在文档管理系统中，用户可以通过输入关键词查找文档。在通常情况下，每一篇文档的关键词由用户自行选择。这使系统中的关键字数量急剧增加。从检索者使用的角度看，如果没有统一的关键词列表，仅仅通过检索者自己熟悉的关键词，会降低检索的全面性。这个问题的一种解决方法是采用关键词控制。由信息专家和各个领域的专家根

4、据知识管理系统的主题，制定一个关键词表，对于录入知识管理系统中的每一条信息的关键词只能采用关键词表中列出的词汇。同时，将关键词表对使用者公布，或采用适当的方法，引导使用者通过关键词表中的词汇检索信息。在系统运行过程中，由专家组根据关键词的使用效率和使用者的反馈意见，动态更新关键词表中的词汇。2、多重分类：多重分类是指对一条信息采用冗余分类，将一条信息根据的它的多种类型的属性，归属于多种分类，为使用者提供多条检索浏览的入口。3、相关信息：知识的获取有很大的偶然性，当各种知识和信息相互交错时，人们更容易发现新的知识。如

5、同学术论文的参考书目的作用一样，给每一条信息加上相关信息可以提高使用者的检索效率。在知识仓库系统中，确定每一条信息的相关信息由系统自动完成。人只起关键性的作用，根据信息学专家设计的算法，系统根据每条信息的主题、来源、归属项目和关键词等信息自动计算各条信息之间的关联系数，并动态地更新。e线图情（http://www.chinalibs.net）2004-3-101.2培养知识共享的企业文化企业中的知识可以分为显性知识和隐性知识。显性知识可以很容易的将其编码化，使员工共享。隐性知识是指隐含经验类知识，它存在于员工的头脑

6、中或组织的结构和文化中，不易被他人获知，也不易被编码。通过设计适当的制度，可以促进员工与他人共享自己的隐性知识。知识管理系统设计应当支持这一需求。1、鼓励知识共享的行为：鼓励知识共享更多的依赖于企业的内部管理，但知识管理系统能够为企业实施各种知识共享措施提供支持。知识管理系统设计时，需要将用户对知识管理系统的参与情况记录下来。2、专家认同机制：除了从数量上肯定员工对知识管理系统的参与度外，还要从质量上对员工的参与度进行评价。首先，要十分明显的标明每篇文档的作者，以及其他的相关作品。其次，建立讨论区，员工可以在讨论区

7、内对每一篇文档发表评论，对每篇文档打分，由员工进行初选。第三，设立专家评阅机制，由专家对初选的文档进行评阅，并公布评阅结果，供员工参考。第四，在相关栏目中列出每月的推荐作品，同时，将其与员工的绩效考核联系起来。1.3更新知识仓库知识管理系统与信息管理系统的一个很大区别在于，知识管理系统是一个活的有机体，它不仅从外界不断的接受新的数据、信息，并且系统的内容不断地淘汰。其生命力在于不断的更新。当决策人不断的从知识仓库中提取有用的数据，放入新的内容，知识仓库将会保持活力。相反，长期不使用知识仓库将会降低知识仓库内容的可用

8、性。另一方面，不断地周期性地对知识仓库内的知识进行评价，对数据仓库的可用性十分重要。原因在于，从知识的可用性来看，有些知识的可用周期很长，但有些知识的可用周期很短，如果不定期地对知识仓库中的知识进行评价，那么库内地知识不仅不能支持员工高效率工作，而且还会产生误导。1、订立评价准则：评价标准的作用在于规范提交知识仓库材料内容的标准，一方面可以引导员工提供与主题