档案收集及归档程序

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1、档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20111范围本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。2目的统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。3术语和定义3.1企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。3.3收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。3.4科学技术档案（以下简称科技档案）：企事业单位和国

2、家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。3.5文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。3.6照片档案：企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。3.7会计档案：对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会资料等各

3、种会计资料。3.8人事档案：是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。3.9归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。4职责档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20114.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。4.2企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，即“四

4、参加”。4.3企业下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步，即“四同步”。4.4标准化档案处：负责统筹、组织、协调、管理长安汽车股份公司本部的全部档案资料，并负责对全资子公司、合资、控股公司的档案进行监督、检查、指导。4.5归档部门：负责将企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件移交给档案部门管理。4.6战略规划部：负责重大建设项目《归档说明》的编写。5工作要求及程序5.1工作程序5.1.

5、1下发申报年度归档计划通知每年一月份，标准化档案处下发《申报年度归档计划通知》。5.1.2年度归档计划申报归档部门按照《申报年度归档计划通知》要求，申报年度归档计划，其中：（1）产品档案归档范围及保管期限见附录A.1，产品研发项目（整车）CA-PDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.2，产品研发项目（动力总成）CA-PTPDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.3。（2）科研项目（除整车和动力总成研发项目外）归档范围及保管期限见附录A.4。（3）基建项目归档范围及保管期限见附录A.5。（4）设备仪器档案的归档范围及保管期限见附录A.6。（5）文书档案的归档范围及保管期限见附录A.7。（6

6、）实物档案的归档范围及保管期限见附录A.8。档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-2011（7）照片档案的归档范围及保管期限见附录A.9。（7）会计档案的归档范围及保管期限见附录A.10。（8）人事档案的归档范围及保管期限见附录A.115.1.3编制、下发年度归档计划科技及知识产权部标准化档案处根据各单位申报情况，编制、下发年度归档计划。5.1.4按归档要求准备资料。其中：产品档案、科研项目档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.13；基本建设项目各阶段交付物归档时间及要求见附录A.12和附录A.14；设备档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.15；文书档案归档时间及要求见附录A.1

7、2和附录A.16；实物档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.17；照片档案归档时间及要求见附录A.12和A.18；财务档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.19；人事档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.20。（1）归档部门按照《年度归档计划》和《档案收集及归档流程》准备归档资料。（2）凡形成科技文件材料的部门，均应指定专（兼）档案管理人员，在档案部门的指导下，负责收集、积累科技文件材