湖南农业大学人事档案管理暂行规定

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1、湖南农业大学人事档案管理暂行规定湘农大[1998]111号为了加强人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为人事工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央组织部、国家档案局组通字[1991]13号[关于印发〈干部档案工作条例〉的通知]以及中共湖南省委组织部、湖南省档案局湘组通[1991]27号《关于〈干部档案工作条例〉实施细则的通知》，结合我校实际，制订本暂行规定。一、人事档案管理职责1、保管人事档案，为国家积累档案史料；2、收集、鉴别和整理人事档案材料；3、办理档案的查阅、借阅和转递；4、登记干部职务、工资的

2、变动情况；5、为有关部门提供人事情况；6、做好人事档案的安全、保密、保护工作；7、调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；8、力争人事档案管理现代化；9．定期向省委组织部档案室移交省管干部档案零星材料；10．办理其他有关事项。二、档案材料的收集与归档1．归档材料的范围包括：履历表、自传、招工、录干表、考核、考察、鉴定材料、学历及评聘专业技术职务材料，干部任免、政审及甄别复查材料，参加共产党或共青团材料，奖励处分材料，工资、聘任、出境、出国、停薪留职、离退休材料及其他按规定应归入档案的材料。2．归档材料必须是完

3、毕的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、工整、清晰，必须对象明确，写明承办单位及时间，必须有组织盖章或本人签字。3．档案材料应用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯墨水和复写纸书写。4、各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料，及时送交人事档案室，送交归档材料要履行交接登记手续。5、档案人员应对归档材料进行认真鉴别，按照中央组织部制定的《干部档案整理工作细则》进行整理，凡不符合归档要求的材料，一律不得入档。按规定剔出的档案材料，分门别类，予以清退或处理。6．按人事、组织部门统一布置，由职工本人填写的履历表和自传、干部登记表

4、、党、团登记表等，必须经档案人员核对无误并加盖人事或组织部门公章后方可归档。职工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。若核对有误，以人事、组织部门审查意见为准。因本人填写内容前后不一致，影响调资、晋升、调配、分房、离退休等，一切责任由本人自负。三、档案的查阅与借用1．档案工作的最终目的是利用，人事档案的机要性决定了利用档案的严肃性，不能动辄查阅或借用档案。凡因调配、入党、任免、考察、奖惩等工作需要了解职工情况、或公安、保卫、统战工作需要，经档案主管部门批准后，可以查阅档案。2．查阅单位应填写《查阅人

5、事档案审批表》，办理审批手续，档案管理部门根据阅档报告中注明的查阅内容和理由，确定是否提供和提供哪类材料，报告中未注明的，不予提供。3．任何个人不准查阅或借用本人及亲属的档案；本单位职工一般不准查阅本单位领导干部的档案；跨单位查阅，应经档案主管部门批准。4．查阅借用档案，单位须派一名党组织负责人或副科以上党员干部和一名中共党员。5．查阅档案只限在阅档室内进行，查阅人员不能进入档案库房，档案人员接待阅档人员时，档案出库要清点材料，收回档案时要清点、归位。6、校外单位职工因入党、入团、升学、参军、参加工作等原因，需了解在我校工作的父母、亲属的情况

6、时，外单位调查人不能直接查阅在我校工作的教职工的档案，应由其教职工所在单位党组织负责提供其父母、亲属的政治面貌、现任职务、与本人的关系等情况。因选飞、选机要人员、选派出国人员等工作需要查档，按有关规定办理。7．凡因编写党史、地方史、革命根据地斗争史、军史、工运史、学运史、人物传记等，需了解当事人的经历和社会实践等情况，一般不得查阅档案，可直接向当事人采访；若当事人已死亡，经档案主管部门批准后可以提供其档案中履历与自传内容。8．查阅档案要注意保密，不淮与无关人员议论档案内容；使用档案时要注意爱护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，

7、拆散和损坏档案。9．未经主管部门批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，一般不加盖印章，用后自行销毁。10．档案一般不外借（除组织、人事部门因特殊需要，可以借用外），特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事、组织部门负责人批准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。用后及时归还，不得擅自转借他人。11．查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。档案使用完毕，档案人员要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处分。四、管理范围1．人事档案室负责我校省管干部档案材料的收集、整理、传递工作，及全校教职工的

8、档案管理工作。2．公派出国逾期未归三年以内的人员，停薪留职人员的档案由人事档案室保管。3．公派出国逾期末归三年以上，因私出国逾期未归、去向不明人员、职工辞退、辞职、