浅析高校二级学院办公室管理

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1、浅析高校二级学院办公室管理(西南交通大学外国语学院，四川成都611756)摘要：本文通过回顾国内文献，界定二级学院办公室管理职能和分析高校办公室管理工作特点，并结合实际对新形势下办公室管理问题进行反思，提出建议，改进院校二级学院办公室管理方式，使其更好地为广大师生服务。关键词：高校二级学院管理职能管理特点一、高校学院办公室管理职能职能指的是人或者机构应当起到的作用。职能是在管理的语境下而来的，是为实现管理目标，保证工作计划顺利实施而确定的。“从高校内部来看，调整高校的组织结构和权力结构，无疑将对高校N部部门产生重大影响。高校办公室作为高校党政综合办

2、事机构，是学校各项工作的枢纽，研究其在现代大学制度背景下的职能定位与调整具有示范意义”[i]。国内关于中国高校二级学院的办公室职能研宄成果主要有三种：第一种是将高校二级学院办公室职能进行分解，得到参谋职能、综合协调职能、窗口职能。日常的办公室将充分发挥这三种职能，起到承上?(11)隆17.?系左右的重要作用。第二种是重点强调核心职能。廖远标指出，高校办公室核心职能就是协调职能。协调职能就是充分调动已有资源，传达上级命令，收集下情，协调各部门实现工作目标。梁克东认为办公室最重要的职能是服务职能。为广大师生提供贴心服务，增强服务意识是做好办公室工作的要

3、保障。第三种是对于新时期下高校办公室职能转变与更新的研宄。有学者指出，在当前社会大背景下，高效办公室应学习商业管理的高效优点，将工商管理技术中的管理咨询引入，作为二级学院办公室调査研究的延伸和拓展。1.行政职能。行政职能主要由参谋决策和综合协调两项组成。参谋决策指的是学院应该积极参与院系日常事务的决策，为领导出谋划策。办公室应当提前进行信息的收集，整合并形成政策建议，为领导提供参考。其次，办公室人员应当熟知国家教育法律法规和学校日常政策，研究各项规定，把握政策取向，抓住问题重点和事物之间的闪在联系，从而在宏观和微观层次上都能做到把握管理问题核心，才

4、能为领导提供科学有效的建议。综合协调职能指的是在上下级之间起到中介作用，与其他部门保持密切联系，对学院领导布置的任务做好督促落实。这就要求院办公室应当按照严格的办事流程：首先明确任务计划和任务完成的时间。同时把任务分解，通知各个职能部门。在工作期间，二级学院办公室应当尽到督促各部门的义务。同时，办公室应当收集整理有关文件，为各部门完成任务提供资料。2.服务师生。首先，服务师生职能可以说是高校二级学院最基本的职能，这项职能从校院系创立之初就存在。院系是教师工作、学生学习的最基层单位，作为院系窗口的办公室维系院系和学生之间的感情。人本服务意识能够增强院

5、系与师生之间的凝聚力。院系办公室要及时将学校发布的有关教师的信息传递给各位教师，如课题申报，教学检查、成绩登录，并积极为各位教师的工作生活提供便利条件。在教学管理中，办公室要根据学校规定，及时完成课表的制定、教室安排、教学设备安排、考试组织等有关教学的部分内容。同时，办公室要发挥教师和学生之间的纽带作用，及时将学生的意见传达给教师，将教师的反馈传达给学生，将师生对学校的建议传达给上级。其次，办公室要主动担负起营造学院文化的任务。一个学院就有一种独特文化氛围，这是师生归属感的来源。学院办公室应当在开学之初，主动制订迎接新生的计划，给予新生关爱。对于己

6、经毕业的学生，他们的需求也属于办公室的职责范围，比如补开证明，寄送成绩单等。这些琐碎细小的工作处处体现的是学院的精祌风貌，营造的是团结友善的氛围。1.信息管理。当前社会是一个信息化的社会，信息的数量规模与传递方式不可以同日而语，高校管理技术手段也在更新。高校信息汇集的中心是办公室，教育部的政策、学校的政策、上级领导的指示、本学院的重大事件最终都要汇集到学院办公室。每日大量的信息汇集使得办公室应当做好信息收集和整理工作，为提高办公效率打下基础。首先，院系通过各种渠道收集信息，去伪存真，去粗取精，留下重要信息，对信息按重要程度进行排序。其次，将信息按照

7、部门类别传达给相应部门，等待反馈。办公室可以被比作节点，各方面的信息最终汇总，传向四面八方。办公室信息管理的另一个重要方面就是利用层出不穷的新技术。随着计算机和网络的发展，出现了数据库、办公软件、即时通讯等管理工具。办公室人员应当熟练掌握这些常用软件，极大提商办公效率和信息的收集贮存效率。总而目之，在信息化社会，商校学院办公室信息管理职能应当注重信息快速收集与传达和信息化管理工具的使用与更新换代，二者是相辅相成的关系，一方的进步能够促进另一方的发展。由此可见，不同维度下，高校二级学院办公室具有参谋决策、检査监督、定期反馈、协调工作、信息管理等不同的

8、职能。笔者认为行政职能作为核心职能，在高校规模不断扩大的背景下，越发凸显出其重要性。随着高校三级管理体制的不断完善，二级学