[工程科技]高效的会务管理

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1、有效沟通（Ⅲ）---高效的会务管理第一部分正确认识会议!（一）弄清会议目的（二）企业会议现状透视（三）合理控制会议频数(一)弄清会议目的（1）为什么要开会?!（一）弄清会议目的（2）*会议是企业经营管理的重要工具。*会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。*现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。（一）弄清会议目的（3）1、资讯分享与监工（30-40%）2、达成决议、解决问题（40-50%）3、开发创意（5-8%）4、激励士气（8-10%）5、巩固管理者地位（5%）--开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！（二）企业会议现状透视（1）分

2、组讨论，代表发言：*我们召开会议时存在哪些问题？*哪些问题最严重？*哪些问题出现最频繁？（二）企业会议现状透视（2）**“请对号入座！”（如有此现象请用“Y”）1、会议太频繁；（）2、会议时间拖得太久；（）3、主席话说得太多了；（）4、老板太独裁了；（）5、讨论结构太松散了；（）6、主席讲的我们都知道（）7、会议常一成不变；（）8、会议记录不完整；（）9、会议常开完就没有结果了（）10、会议气氛经常很紧张（）11、会议通知不及时；（）12、部分与会人员准备不充分（）13、开会时常有迟到、早退、缺席现象（）14、公司没有会议管理制度；（）（二）企业会议

3、现状透视（3）企业会议现状：*会议次数与时间增加*跨部门会议增加*会议效率低下*浪费惊人（三）合理控制会议频数（1）我们一定要开会吗？！（三）合理控制会议频数(2)分组讨论：我们可通过哪些管理手段（工具）来尽量减少会议频数？讨论结果：1、2、3、（三）合理控制会议频数(2)结论：能够不开会就解决问题,我们就坚决不开会!第二部分如何进行高效的会议管理?*明确会议目的*系统策划*精心的会前准备*成功的角色扮演*有效的过程控制*会后追踪及评估(一)5个“W”+1个“H”WhyWhatWhoWhenWhereHow高效会议管理的基础!（二）系统的会议策划（1

4、）◆会议目的◆会议形式◆会议时间、地点◆明确会议主持人、记录人◆筛选与会者◆确定会议所需资料（二）系统的会议策划（2）*明确会议目的是进行有效会议管理的前提；*会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、与会人员、及其它资源的配置；（二）系统的会议策划（3）特别提示：一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会议规划或（方案）进行管理！（二）系统的会议策划（4）简洁、可行的会议议程：---会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。（二）系统的会议策划（5）如何编排会议议程？*议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。*议程中关于会议的主要目的应尽量

5、明确。*全体与会者需知道会议对他们的要求。*分配给每一项的时间应体现出它们的次序。忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时间是令人不快的！（二）系统的会议策划（6）会议议程编排练习：2001年10月10日—20日工序产品废品率趁呈直线上升趋势。假如你是品管部经理，你主张召开相关部门联系会议，研讨解决问题方案，请编制该会议议程。（5分钟）（三）高效会议管理的三种角色A、称职的会议主持人B、合格的会议记录者C、积极的会议参与者（A）称职的主持人①营造和谐气氛②确保按议程进行③正确总结讨论内容④引导发言人解或⑤帮助与会者理清思路⑥控制无关的争论⑦有效

6、掌控，避免走题（B）合格的会议记录者记录者的素质要求：①良好的倾听、互动、发表意见的能力；②良好的组织、综合、比较异同的能力；③良好的语言表达能力；④公平、正直、实事求是；⑤敏捷的反应能力；（B）合格的会议记录者（2）会议记录者的职责要求：①协助主持人维持设计的讨论程序；②及时指出令人困惑的发言；③适时总结，协助讨论顺利进行；④客观、准确做好会议记录；⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；（C）积极参与的与会者给与会者的七项建议：*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗*适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人*一次只讨论一个要点----注重

7、发言效果*言简意赅，陈述有力----确保会议效率*让事实、证据说话----事实胜于雄辩*仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会*避免不当的肢体语言---避免不必要的误会案例分析你正领导一个跨部门团队。在两名成员李明和张强之间，由于对张强提出的有关团队任务解决办法发生争论，李明出言不逊。你：（）告诉李明，你想听听张强的意见，也希望知道全体成员对此意见的反应以及解决问题的想法，其中也包括李明的。要求张强和李明都静下来让其他人发言，这样重新控制住会议。让争论继续下去，直到其他成员对李明和张强施加压力要他们静下来。(四)有效的过程控制积极行为举行会议消

8、极行为会议开始结束会议按议程讨论果断积极的开始控制讨论时间与会者有效建议探讨各种意见商讨折衷办法概括要点、取