英文邮件(商务)格式及常用语

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1、英文邮件（商务）格式及常用语Ⅰ邮件主题：①.主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Suppliertraining；NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）②.主题框的内容切忌含糊不清。NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达；YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说，只要将位

2、于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation③.视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!Ⅱ称呼：Dear××(人名),，或者DearMr./Ms.××(姓),，一般正式的邮件这样就OK了，如果和你非常熟悉的人

3、，也可以直呼其名；然后空一行换行，顶格写，不用空格。Ⅲ正文：①.邮件第一段开头可以说到自己是谁(Thisis××(人名)from××(公司名))，也可以不说；②.感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。⑴.Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。⑵.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以

4、说，“Thankyouforgettingbacktome.”⑶.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。⑷.Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.”⑸.Thankyouraisingyourconcerns.就算某个客户或

5、是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”③.正文中，段与段之间也是空一行，再顶格写。注意：正文的内容你需要注意5C原则：Clear(信息明了)、Complete(内容完整)、Correct(准确无误)、Concise(简明扼要)、Courteous(礼貌周到)⑴.正文中的人称选择：I,You,We等，如果邮件很长的话，you的使用不能过多；I和We的区别是显而易见的，生意上、客户之间一般都是用We，你是代表公司的；当然该用I表

6、示你个人的时候还是要用I的，视具体情况而定。语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。如：NO:Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一样)YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(这就友善多

7、了)NO:Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)YES:Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客气一点,人家受落)⑵.切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为：Decidingtorescin