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1、对地税征管部门档案管理的思考[摘要]地税档案管理工作是地税系统税收管理工作的重要组成部分,是地税系统税收管理工作不可缺少的辅助工具,也是地税管理部门处理业务和履行职能的重要手段。加强地税档案管理工作,能有效地促进地税管理工作,更好地服务地方经济的发展,为党委、政府提供决策依据。 [关键词]地税档案管理思考 一、常山县地税档案管理现状 近年来,常山县地税十分重视税收档案工作。共建立了县地税局综合档案室、县稽查局档案室、第一税务分局档案室、第二税务分局档案室等4个档案室,专职人员有4人,兼职15人。其中:省二级档案室3个、市一级档案室1个。文书档案
2、、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案等都按规定要求整理成册,基本达到了《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》要求。 二、档案在税收征管中发挥积极作用 常山县地税局十分注重发挥档案工作在指导税收征管、服务税收等方面的积极作用,随着税收征管档案管理水平的逐年提高,也为税收征管工作高效运转提供了优质服务和信息保障。主要体现在: 一是通过档案整理提升水平。日常工作中,对纳税人认定事项准确与否,适用的税种税率有无错误,税额计算精确度如何,选案和税务检查是否认真,违章处理是否合理合法,税款的减免有无违反政策现象等,都以税收征管资料为主要依据。在税收档案收集
3、整理、补充完善、科学归档过程中,做到资料收集齐全,分类合理,检索快捷,查阅方便的要求,从而促进内部管理水平的进一步提升。 二是在税收检查中发挥作用。税务档案是税收征管工作的执法依据,也是税务工作日益程序化、规范化的体现。过去由于档案管理不规范,在查阅以往年度征管资料时极为不便,有些户籍资料甚至不全,一些稽查案件因缺乏证据而无法定论。从地税导入ISO9000质量管理系统以来,档案工作纳入了正常管理程序,档案工作规范化不仅提高了税收征管水平,也提高了工作效率,特别是在税收检查中,档案发挥了重要的作用。 三是为征管考核提供了依据。税收档案能够直接体现一个地
4、方税收征收管理情况,上级税务机关对下级机关的税收征管质量考核很多是通过查阅税收档案,分析档案数据等手段进行定量或定性的。 四是为税务宣传积累资料。对涉及地税工作的重大活动,我们每月通过大事记形式记录,并注重各种图片资料、音响资料的收集。在每年的税收宣传月活动中,借取综合档案室的一些文档、声像资料制作形成图文并茂、生动翔实的宣传图片,通过这些资料图片宣传,让社会各界理解和支持税收工作。 三、常山县地税档案管理工作中存在的不足 过去由于多种原因,该局把档案管理作为一项阶段性工作,每年安排一段时间集中整理,而平时档案工作很少顾及,缺乏经常性的档案管理和利
5、用。从省地税局印发《浙江省地税系统税收征管档案管理办法》以来,地税征管档案工作才逐步走上正规,但从目前各地税收档案管理现状来看,尚存在以下不足: 一是征管资料收集不到位、不全面。具体表现在基层税务分局除税务登记、纳税申报资料外,其他税收资料很难完整掌握,特别是通过网上申报之后,纸质资料越来越少,许多涉税资料不法收集到位。二是征管资料分类不一致。对征管资料的管理,不仅仅是按档案管理的要求进行装订,更重要的是要把征管资料进行分类、归并,使其在内容上有完整性、统一性,能够准确反映征收管理的全过程,有利用价值。在实际工作中,按照征管资料的功能和用途不同,可分为
6、税务登记、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。但各类文书资料的整理、收集、归档由各个不同的部门管理,同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分,增添了推行征管资料“一户式”管理的难度。各基层单位根据各自的经验和需要分类,往往存在分类不科学,内容不齐全,重形式,轻内容,重复归档,是分户管理还是分类管理,归档标准不统一等问题,致使资料归档、查阅很不方便。 三是征管资料管理流程不统一。没有统一、完善的税收征管资料管理流程,或即使有统一完善的税收征管资料管理流程,各征管单位对税收征管资料的采集、传递、接收、录入、归档管理仍各行其是。由于管理流
7、程混乱,致使资料内容残缺不全,有的单位上年度的税收征管资料到下一年就丢失了,残缺的现象比较明显,影响了征管资料的系统性、真实性和连续性。 四是信息化管理应用水平较低。随着办公自动化、税收信息化为核心的的新一轮税收征管改革,地税征管档案明显滞后于税收工作的要求,信息不能共享,查阅不方便。绝大部分的征管资料都是人工归档,计算机在征管资料管理上的利用程度比较低,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,难以达到档案利用的最佳效果,档案管理不能适应税收征管信息化发展的要求。 四、完善征管档案管理的几点建议 一是建立县局综合档案室。原有的县局综合档
8、案室、地税稽查分局档案室、分局档案室等,统一以县局为单位建立综合档案室,这样既符
