广东省房地产档案管理业务规范

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1、广东省房地产档案管理业务规范1总则1．l为了加强我省房地产档案的科学管理，便于各级档案部门的业务监督、指导，统一房地产档案的业务标准，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案管理规定》和建设部《城市房屋产权产籍管理暂行办法》等法规的规定，制定本业务规范。1．2房地产档案是指房地产管理部门在进行房地产管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等材料。1．3房地产档案是房地产管理活动真实的历史记录，是房地产所有权、使用权的凭证。它既是房地产管理部门档案综合管

2、理的主要门类，也是国家档案的重要组成部分。2．房地产档案的基本范围与分类2．1各级房地产管理部门在开展房地产产权登记、办理房屋交易、进行产权管理和房地产纠纷仲裁处理、房地产市场管理、危房改造等业务活动中形成的各种有关产权证件、文字、图表及声像等材料，均属房地产档案的范围。具体内容详见附件一《广东省房地产管理文件材料归档范围及保管期限表》。2．2房地产档案的分类原则上以房地产管理部门的职能分工为主要依据，适当兼顾档案的内容和载体形态。2．3为了适应房地产管理部门档案综合管理的需要，房地产档案作为一种专门档案，给一个大类代字

3、（按照《广东省机关档案分类办法》的规定，只有一种专门档案的单位，应以“G”作为专门档案的类别代字），大类之下设置若干属类，属类之下根据需要可再设小类。房地产档案的具体分类办法见附件二《广东省房地产档案分类编号办法》。3房地产档案的收集与整理3．1房地产档案的收集、整理实行“谁办理谁立卷，随时办结随时整理归档”的原则。即按照各地房地产管理部门的内部分工，各部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档材料，由该部门负责收集、整理、立卷之后，定期移交给本单位档案综合管理部门归档。3．2归档的文件材料必须做到完整、准确、系统；制作材料

4、优良，字迹清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料。3．3归档的文件材料要进行系统整理，具体方法和要求如下：3．3．1分类。按照“一案一卷或数卷”的原则，将不同案由的文件材料分成不同的案卷，每办理一宗案（如进行一次产权登记、办理一次代管或托管等）所形成的材料立一个卷。3．3．2去钉取齐。归档文件材料上原有的会生锈所有金属物都要去掉，然后用细线或对纸张无损害的粘合剂将同一份材料的各页重新缝（粘）合；大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的要用16开（或A4）纸进行托裱。3．3．3卷内文件排列。房地产档案

5、卷内文件材料排列的原则是：（l）结论性材料在前，依据性材料在后；（2）审批材料在前，申报材料在后；（3）外文材料，译文在前，原文附后；（4）其它在办案过程中形成的材料，按内容的重要程度或时间先后排列。3．3．4编制档号。归档的每一份文件材料都要在首页的上方空白处加盖“档号章”。档号章（规格式样见附件三）的内容包括：分类号、项目号、案卷号、件号。3．3．4．1分类号：指《广东省房地产档案分类编号办法》给定的档案类别代字（代号）或各单位自定的与之相对应的档案类别代字（代号）。3．3．4．2项目号：为区分不同目录本而给定的代字

6、或代号，分属类编排。3．3．4．3案卷号：每一项目号下面的流水顺序号。3．3．4．4件号：每一案卷内单份文件的排列顺序号。3．3．5填写卷内文件目录。房地产档案的卷内文件目录分固定式与非固定式两种，其式样见附件四和附件五。3．3．6填写档案袋封面项目和封底备考表。封面式样和封底备考表式样见附件六和附件七。3．3．7装袋入盒。本规范推荐采用散件装袋、一袋一卷、一盒多袋的存放方法。3．3．8填写档案盒封面和脊背项目。档案盒封面和脊背式样见附件八和附件九。3．4房地产管理机关各业务部门向机关档案综合管理部门移交档案时，应编制移

7、交清单，交接双方对照清单清点核对之后，要在移交清单上签字。3．5房地产档案归档后，档案综合管理部门要建立动态管理制度，根据房地产产权变动等现实情况，及时对其相应的计算机数据、档案册籍、人名索引、地籍图纸等进行修改，保持档案内容与现实情况的一致性。对归档后的档案进行更改时，要按规定履行必要的手续。4房地产档案的保管与利用4．l各房地产档案保管部门要有适应工作需要的档案用房，要配备档案箱柜和温湿度调控设备和其它必要的设备；档案库房要符合防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠等要求，为档案的安全保管和提供利用创造必

8、要的条件。4．2认真做好档案库房管理工作，坚持做好库房的温湿度记录，定期进行库房的安全检查，注意调节和控制库房的温湿度，确保档案的安全。4．3档案人员要爱护档案，发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象时，要及时报告主管领导，并采取修补、复制等措施进行抢救。4．4根据利用工作的需要，选择编制两种以上的档案检索工具；有条件的，