秘书部门的功能与职能

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1、秘书部门的功能与职能一、秘书部门的基本功能什么是功能,什么又是职能?这是常易被混为一谈的问题。这里讲的功能,是指事物(具体讲是指系统、机构)主体所具有的能力和作用的总和,它是由这一事物(系统、机构)内在的索质及其结构组成所决定的。简言之,功能是某一事物(系统、机构)所能发挥的效能与作用。例如政府的基本功能是保卫国家与管理(建设)国家。或者说政府的行政功能主要有:保卫功能、管理功能、服务功能等。当其一个组织机构建立、出现的时候,它的功能基本上也就确定了,一般是不以人们的主观意愿随意变化的。好比秘书部门通常不是行政执行部门,如果领导人硬要把它当作行政执行部门

2、去使用,那就必须改变它的内在组成状况与改变它的内部结构才行,而经过这样改造后的机构,实质上成为行使政府职权的机构,已经不再是原来意义上的秘书机构了。职能与功能既有联系,又有区别。职能通常指领导、上级根据其需要与某一机构的功能,而要求、交付给这一机构的职责任务。功能与职能都含有我们通常所说的“作用”的意思。但功能含有先天的客观性,人们不能任意夸大某一种机构的功能,例如说秘书部门具有行政管理的功能,就不准确;职能则含有外在的领导赋予性,上级可以赋予下级某些职能,不过最多不能超过上级本身的职能权限,职能的概念比功能小,不能超越功能的范围,比如要求秘书部门发挥保

3、卫祖国的职能,显然也是不准确的。(一)秘书部门的基本功能是“服务”与“辅助”l.秘书部门的基本功能是“服务”,这是1985年以来历届全国秘书长座谈会精神都指明了的。从历史上也可以看出,自古领导人设置秘书部门,就是因为领导人的事务日繁、政务日重,必须要有一个或大或小的机构,—批或多或少的秘书为之服务,为之分担一部分辅助性的、事务性的工作,才能进行其领导任务。党中央多次强调的秘书部门“三服务”——为领导服务,为各部门服务,为人民群众服务的根本指导思想,也是从秘书部门的功能出发,并反映了这一功能的。人们通常说秘书职业是服务性职业,秘书部门是服务性部门,秘书是服

4、务人员,就是从其功能的角度讲的。2.秘书部门的职业性功能是“辅助领导”的“辅助功能”。也就是通常所说的助手作用的意思。前面已讲到的,秘书部门的基本功能是“服务”,这是不错的。然而,服务—词是一个广泛社会化的词语,使用范围极其广阔。可以说几乎没有什么行业与服务无关的。小平同志说“领导就是服务”。我们说教师为学生服务,医生为病人服务,炊事员为吃饭的人服务,社会上所有的职业部是直接间接为他人服务,为人民服务的。但各行各业又都有其不同的、独有的服务特点,教师通过教书育人为人民服务,医生通过治病救人为人民服务,炊事员通过做好饭菜为人民服务。秘书部门则是通过做好领导

5、的助手,辅助领导来体现为人民服务的。因此,也可以直接说,秘书部门的功能是辅助领导的“辅助”功能,秘书是对领导起一种助手作用的辅助性的服务人员,秘书部门应当发挥辅助领导进行领导工作的功能。由于助手作用仍然含义较广,许多其他部门也是领导人的助手部门,其他许多工作人员也是领导人的助手,xx总书记在1990年全国秘书长座谈会上,称秘书部门为领导的“左右手”,这就较之笼统地谈助手更明确了。领导的助手很多,而“左右手”部门则只此一家。“左右手”是形象化的语言,它说明的有两点含义:一是秘书部门处于领导核心的左右,具有“近身”的特点,也有人称之为“围核性”,这种位置可说

6、是秘书部门所独有的位置,人们说秘书部门居于领导机关的枢纽地位、是领导同外部接触的桥梁等,都含有类似的意思。二是指它的重要性,领导人如无左膀右臂辅助,就会耳目不灵,事务缠身,可以说连一个通知也发不出去,一个也接不进来。显然就不能正确决策与贯彻决策。(二)秘书部门辅助功能的两大方面秘书部门辅助功能有两大方面,其一是发挥事务助手作用;其二是发挥智力助手作用。 1.协助领导处理各种事务,具体说就是做好办事、办文,办会(还可以加上办信访……)等工作,以达到保证领导机关与领导工作正常运转,把领导人从繁琐的日常事务中解放出来,集中精力抓全局、抓大事的目的,这叫做事务助

7、手作用。给领导当好事务助手,是领导设置秘书部门的本来用意,事务性工作也是秘书部门天天都有、工作量最大的基础性工作,是秘书部门第—位的功能。我们设置秘书部门的分支机构,培训提高秘书人员的工作素质,都要首先考虑到这一基本功能的发挥。“办事、办文、办会”这“三办”中当然也含有大量的智力服务内容,“三办”都是要用脑筋,靠智慧才能做好的。但它们毕竟是程序化了的日常工作。另外我们把办事放在办文之前,并无轻视秘书的文字工作之意,而是说办文虽系最传统意义上的秘书工作,但作为群体的现代秘书机构,最多的人员、最大的工作量还是办事。就是高级领导的机要秘书、民间的私人秘书,绝大

8、多数时间也是在办事,只有少数专门的“秀才型”秘书,才以写文章为主。至于办会,是因

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