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1、电算化会计系统的内部控制问题研究论文关键词:内部控制;系统管理控制;会计电算化 论文摘要:内部控制关系到企业财产物资的安全完整,关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性,本文从计算机会计系统的系统开发,发展控制为出发点,详细论述了电算化会计的日常控制。 1强化电算化会计系统的内部控制势在必行 计算机的使用改变了企业会计核算的环境企业使用计算机处理会计和财务数据后,企业的会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人
2、员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动。 电算化会计系统改变了会计凭证的形式在电算化会计系统中,原先的书面形式的资料减少了,有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相
3、当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类文件、现在储存在磁性介质上,因此,电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同,控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主,控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。 计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机
4、犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,因此,电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂,而且还要有各种控制的计算机技术手段。 2电算化会计系统的内部控制要体现在工作的全过程 系统开发、发展控制。计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作,开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作,以及对现有系统的评估、企业发展需求、系统更新的可行性研究、更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。 ①授权和领导认可。认可和授权,计算机会计系
5、统的开发项目一般投资金额都比较大,对企业整体管理目标的影响也比较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的改革,是牵一发动全身的重大举措,因此必需得到授权和领导认可。 ②符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。 ③人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高
6、这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间,在系统运行前对有关人员进行的培训,不仅应包括系统的操作培训,还应包括对运行流程,内部控制等多方面的培训。 ④系统转换。新的计算机会计系统在投入使用,替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统,必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际,采取有效的控制手段,作好各项转换的准备工作,企业在系统转换购买自行开发相关系统后,应运行一段时间,以便检验新的计算机会计系统。运行的时间一般至
7、少为三个月。 ⑤程序修改控制。企业经营活动变化及经营环境变化,可能导致使用中的软件进行修改,对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录,修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制,计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改,所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。 管理控制管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度,以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。 ①组织机构设置。企业实现了会计电算化后,
8、应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态划分,也可以按会计岗位和工作职责划分岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模和企业总体经营目标,并且应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分配。 ②职责划分。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。企业为防止舞弊或欺诈。应建立一整套符合职责划分原则的内部控
