如何提高计划生育档案管理水平

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1、如何提高计划生育档案管理水平计划生育管理纷繁复杂、涉及较多档案信息，做好档案管理工作，成为开展计划生育工作的一项基础，本文结合当前计划生育档案管理中存在的突出问题，对提升档案管理水平的对策措施进行了探究。一、当前计生档案管理中存在的突出问题(一)对档案管理缺乏足够认识个别领导对计生档案管理工作重视不够，将其简单的看作是对材料的收集和保存，造成工作人员对工作的忽视，各项档案管理措施沦为形式，在档案收集、保存、清理、审查等过程中不注重程序，对档案的数量及保存方式是否正确不够关注，降低了档案管理质量，影响了档案作用的发挥。管理制度不健全，档案的收集存在缺失

2、、落漏等情况，管理比较分散，缺乏档案信息的整体性，特别是在档案管理职责和考核标准设计中，没有统一明确的标准和考核体系，特别是没有将档案管理纳入计生管理的目标考核体系。因此，档案存在较多错误、遗漏、丢失等问题，甚至存在一定的虚假现象，档案真实性存在缺陷。(二)档案利用率较低在计生档案管理中，普遍存在“重管轻用”的问题，档案管理场所和设备比较陈旧，利用方式单一、渠道不多，造成管理中容易出现一定损失。档案管理现代化水平不高，管理技术落后，特别是档案管理信息化、X络化应用水平不高，数字化档案程度较低，大都利用人工进行收集、储存、检索，利用效率不高，信息量缺乏

3、有效整合。虽然个别单位已经配备了计生档案电子管理系统，建立了电子数据库进行档案存储和使用，但在长期对档案管理缺乏足够重视的背景下，对电子数据库的维护更新不及时，造成电子档案整体性得不到保障，在查找某项数据并未纳入电子数据库后，还是要查找和检索纸质档案，没有发挥出电子档案方便、快捷的特性。(三)档案管理人员素质有待提高当前从事档案管理特别是基层档案管理工作的人员，多是由计生人员担任，很大一部分工作人员年龄偏大、知识层次较低、专业素养不强，特别是计生人员存在较强的流动性，档案管理人员配备也比较随意，个别人员是从办公室、工会或群团组织转移过来的，缺乏档案管

4、理的专业背景和工作经历。同时，计生档案管理人员很少有机会开展专门的档案管理知识培训，在日常档案管理中多是凭借经验开展工作，在思想上、观念上、能力上都存在与时代发展要求脱节的问题，缺乏开展档案管理工作的创造力和活力。二、提升计生档案管理水平的对策措施(一)强化对计生档案管理的重视程度各级单位领导同志要把计生档案管理作为抓好计生工作的一项基础，将计生档案管理水平提上重要议事日程，为其提供充足的经费保障。要通过印发宣传册、制作展板等多种形式，或借助召开计生工作会议的机会，宣传计生档案管理的重要性，强化计生档案管理人员的责任感和使命感，让全体职工都明确计生档

5、案的重要性，形成支持计生档案管理的强大合力。(二)健全计生档案管理制度要将计生档案管理工作纳入计生工作目标责任考核进行同安排、同部署、同考核，形成健全完善的考核激励机制，提升对计生档案管理的重视程度。在此基础上，建立完善的档案管理规章制度体系，形成从档案收集、形成、储存一直到使用的完整的制度规范。要明确档案管理责任，划分专门的档案信息管理部门和设置专门岗位，确保计生档案管理工作合理有序推进。针对工作人员流动性大、配备不全等问题，要配足配齐档案管理人员，在工作调整中要综合考虑档案管理工作的连续性，调整后要做好交接工作再转移到新的工作岗位。(三)提升计生

6、档案管理队伍素质计生档案管理工作是由管理人员具体实施的，工作人员的素质高低直接影响到档案管理成效。要注重加强职业道德培训，结合考核制度培训学习，让工作人员明确自身承担的岗位职责和工作的重要意义，倒逼工作人员严格要求自己，积极开展工作，防止因马虎大意或人为因素造成的档案缺失、落漏或错误等问题。要根据工作需要，与人力资源部门沟通，招聘专业知识储备丰厚、工作经验丰富的人员从事档案管理工作。对现有的工作人员，要综合采取专家讲座、外出学习、脱岗到高校轮训、座谈交流等多种形式，提升档案管理专业素养，并落实一帮一、师带徒等制度，提升档案管理队伍的整体素质。(三)改

7、善档案管理基础条件要加大对档案管理工作的投入，及时更新档案管理设施设备，配备专门场所进行档案存放，特别要配备空调、灭虫、灭火、除湿等专业技术手段和设备，尽量减少档案损坏等情况出现。要顺应档案管理数字化发展方向，在搞好纸质档案管理的同时，配备计算机和各类专业软件，将有关的档案信息录入电子数据库，实现“一档双存”，方便档案的查阅和使用，提升档案管理和使用效率。但是，在电子档案使用中，要结合X络技术特点和缺陷，及时更新软硬件系统和X络系统，确保电子数据库始终处于最佳运行状态;抓好安全性建设，加强各类杀毒软件和安全软件的应用，及时更新杀毒软件、更换防火墙，及

8、时进行数据库登陆密码和验证码的更改，防止电子档案被病毒侵入破坏或是数据泄露等问题出现。三、结语综上所述，在计