考察接待方案

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1、接待方案近日，我学院的合作校--英国B大学将派出以校长为首的15人代表团对我学院的办学条件、办学水平进行全面考察并洽谈相关合作事宜。为了确保接待工作的顺利进行，现制订接待方案如下：一、接待目的：本次B大学来访对我学院建设多科性、教学研究型的大学有重要的意义。因此，各相关人员应充分展示我院办学条件及学科建设、教学和科研水平，并以务实、精炼、高效、有序的工作作风展现我院优良校风，给英国B大学的代表团留下良好印象。二、接待宗旨：秉承“以人为本”的原则，热情，主动，周到，细致，谨慎，高效，安全，确保各项接待任务圆满完成。三、接待规格：建议采用对

2、等规格。注：由于B大学代表团以校长为首，建议主陪人员为我学院的张院长和党委书记金书记。四、考察时间：2013年12月20日--2013年12月22日五、相关接待部门和具体接待事项如下：（一）、组织结构：总负责人：高叶（院办公室主任）成员：贺华（教导处主任）金坤（人事部主任）苏秦（财务处主任）宁静（宣传部主任）常姗（医务室主任）（二）、安排食宿 1、负责人：金坤主要职责：①负责考察团入住金宝莱商务酒店食宿接待工作；②负责指挥、协调、安排考察团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。2、预定餐饮（表1）时间地点用餐类型数量12月20号午餐金宝莱

3、商务酒店工作餐2桌12月20号晚餐金宝莱商务酒店商务餐2桌12月21号早餐金宝莱商务酒店自助餐12月21号午餐A学院接待中心工作餐2桌12月21号晚餐金宝莱商务酒店商务餐2桌12月22号早餐金宝莱商务酒店自助餐12月22号午餐A学院接待中心工作餐2桌注：①食品供应，既要照顾外宾的饮食习惯，又要体现中国特色，品种齐全，营养丰富；②食品要安全、卫生，同时要在食品旁标明过敏源。3、预定住宿（表2）房间标准下榻酒店入住天数（天）价格标准（元／天）房间数量(间）商务套房金宝莱商务酒店24402高级商务房230013注：①住宿房间已安排好，考察团成

4、员可根据自身需求内部调整②接待人员要做好成员信息登记工作。4、考察团成员信息登记表（表3）序号姓名性别年龄宗教信仰职务爱好到达时间1WillSmith男60基督校长高尔夫、网球2ElizabethWilliam女55基督副校长慢跑、自行车…15（三）、接机及送机工作组1、负责人：宁静主要职责：负责联系考察团的接机、送机及其他事务；工作人员：记者1人（宣传部指派），负责摄像、照相事宜；   接待人员5名（可指派学生），负责生活等相关事务工作；翻译员5名（可指派学生），负责随行翻译。   2、准备工作 （1）准备：2013年12月19日前往

5、机场实地考察。   ①办理好相关手续，开放贵宾通道等相关事宜；②设置临时接待点，备好接机标语及横幅等。3、主要工作内容  （1）具体负责接机、送机等相关工作。  （2）物品配备：照相机一部、空调大巴一台、矿泉水，风油精，遮阳伞，纸巾等若干。   （3）接机：   ①就位。12月20日上午工作组成员到达机场。   ②接人。考察团由接待人员确认后，接机负责人宁静先自我介绍，接过行李交工作人员。  （4）照相。由随行记者对考察团人员进行机场拍照，摄像。  （5）送往酒店。送考察团人员前往下榻酒店办理入住手续。  （6）照片传回。照相结束后，第

6、一时间内把照片传回宣传部。  （7）报告。在把考察人员送到酒店后，将相关接待信息电话汇报院办公室。   4、送机：在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。（四）、医务组1、负责人：常姗   医生：牛宇、韩静主要职责：负责医疗服务工作，二十四小时轮流值班，专家外出时随行服务，着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。   2、药品准备：速效救心丸，感冒药，健胃消食片，晕车药，风油精，创可贴，消毒水等。（五）、考察团会务工作安排（表4）时间事项工作内容负责人20日下午2∶00参观校园由接待人员引领考察团入院参观，主陪同人员为金书记

7、和张院长。高叶下午3∶30-5∶00欢迎会在学院社科楼一号报告厅召开欢迎会，会上张院长将代表全体教职工、学生，欢迎贵宾的到来。参加人员为所有院领导、外语系老师、优秀学生代表。高叶下午7∶30送客将考察团送至酒店休息，并在酒店安排晚餐，主陪人员为金书记和张院长。宁静21日上午9∶00--11∶00交流会早餐过后，上午9点钟接待组安排酒店车辆将考察团接至学校，在科研楼一号会议室展开交流会。我院教导处主任贺华向考察团成员介绍我学院的教学情况，师资力量和教研成果等。参会人员为院领导、教导处主任和相关老师。宣传组负责记录会议内容，拍照等。金坤宁静

8、下午2∶00-5∶30参观教室教导处主任、老师等在会议室与B大学考察团深入交流、共同探讨未来的合作事宜，并引领考察团参观学校教室、阅览室和图书馆，期间与学生亲切互动。贺华宁静晚上6∶00-8∶00送客接待组