关于我校公文传输系统运行情况的调查报告

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1、关于我校公文传输系统运行情况的调查报告电子政务和谐文化校园文化传播为了适应学校多校区办学和校、院二级管理体制改革深化的需要，不断提高工作效率和管理水平，进一步推动我校网上办公，学校自2005年9月12日起正式实行公文网上传输，并停止向全校各单位、各部门发送纸质公文。现在，公文网上传输已经运行了一段时间，其效果究竟如何呢？为此，学校办公室组织人员对公文传输系统运行以来即2005年4月—2006年5月23日我校各职能部门的发文情况进行了调查。现将调查结果报告如下：一、网上公文传输的基本情况公文传输系统运

2、行以来，学校基本实现了公文及各类通知等通过网上向校内各单位、各部门传输。学校各党政职能部门管理的其他文件也已基本实现了网上传输。自2005年4月至2006年5月23日，学校各党政职能部门共发文307篇，具体发文情况请看下图：说明：党群系统（包括党委、党委办公室、保密委员会、综合治理委员会、纪委、审计室、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、关工委、后勤处党委）共发文126篇；行政（包括学校行政、校长办公室、档案室、国际合作与交流处、南校区管理委员会）共发文103篇；职能部门（包括教务处、科学技术处、研

3、究生处、人事处、计划财务处、学生工作处、公安处、图书馆、后勤处、资产管理处）共发文73篇；其它（包括学位委员会、校庆办、风疹防范小组、）共发文5篇。说明he"governingforthepeople","Nomattertheinterestsofthemasses"conceptunderstandingisnotinplace.Thespecificworktreatswiththedeployment,afewleadingcadrescomplainthatworkistoocomplic

4、ated,toomuchresponsibility,thepressureistoolarge,toomuchemphasisonthedifficultyofthework.Forexample,noncoalmine3：图1、图2及图3所统计的发文数量是以公文传输系统现有公文为准，由于部分职能部门的公文没有缺乏连续性，因此实际发文数量可能会超过307份。本文暂且以307份为调查对象。学校各党政职能部门的发文形式主要可分为两种:一种为正式公文，即有正式发文字号的“红头文件”；一种暂且称为一般性通

5、知，即没有正式的公文编号，多因紧急事务而又没有必要以正式公文的形式下发的“党委办公室通知”、“校长办公室通知”、“部门通知”、“通知”、“其他”等。二、网上公文传输存在的问题学校实行公文网上传输是为了不断提高工作效率和管理水平，进一步推动学校各党政职能部门实现网上办公。公文通过网上传输，有利于学校的相关文件得以快速、高效的落实，有利于提高学校各职能部门的工作效率，也有利于实现学校无纸化办公以及建设节约型校园的目标。为了规范各职能部门的公文办理，学校制定了《山东农业大学关于校内行政二级行文的规定》、《

6、山东农业大学行政公文处理办法》以及《山东农业大学行政公文格式》、《山东农业大学党群公文格式》等相关规定（可登入学校办公室主页查看）。要求学校各党政职能部门严格执行。但是，在实际操作过程中，有些职能部门却没有很好地按照学校规定执行，在公文格式、发文字号、文字组织、用印等方面存在许多问题，使得部门发文五花八门，影响了公文的质量。现就学校各党政职能部门在发文过程中存在的问题进行简要分析。（一）部分公文格式不规范通过对各职能部门已发公文的检查发现，部分职能部门所发公文的格式存在问题。例如发文字号、字体字号、

7、用印、成文日期不规范等。“发文字号”通常由机关代字、年份、序号组成，如“山农大××字〔2006〕×号”，其中年份应用中文的六角号“〔〕”号圈起。但在实际行文过程中，部分职能部门的公文年号采用了中括号“[]”，与学校的相关规定相悖，该种现象约占学校职能部门所发正式公文总量的10.7%。发文机关标识一般不可省略，国家有关文件规定，具有公文版头的公文，可以省略发文机关标识，但在其他情况下，则不可省略。部门公章在一定程度上可以说是部门的象征，公章意味着法律效力，但是部分职能部门在发文过程中使用不规范，时盖时

8、不盖。（二）公文的提交格式不统一现在学校各部门提交的公文格式主要为两种：一种是Word格式，一种为pdf格式。两种公文格式各有其优缺点，使用word格式方便、快捷、易修改，所占网络空间小，但是缺乏稳定性；pdf格式下，成文以后不易修改，所占空间相对较大，但是比较正式。部分职能部门在发文时，两种格式并用，不利于公文的统一性和严肃性。（三）部分职能部门公文网上传输与下发纸制公文并行学校办公室近日的一项调查显示，部分职能部门在实现公文网上传输的同时，依然下发纸制公文，形成网