高校基建档案管理工作之我见

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1、高校基建档案管理工作之我见【】本文从高等院校基建档案的特点出发，分析了基建档案管理中存在的问题和原因，提出了对策。要大力宣传普及档案管理相关法规，增强职工档案管理意识；加强和规范基建档案管理，建立科学完善的基建档案制度；加强部门之间的沟通与协作，确保及时归档；运用现代化的档案管理手段，提高管理质量与效率。　　【关键词】高校；基建档案；管理工作；制度建设；沟通协作　　高等院校在基建管理工作和基建工程项目建设过程中形成的文档、图纸、报告、图表及声像载体等材料统称为基建档案。基建档案不仅是高校对工程建

2、设项目进行项目招标、过程管理、施工监理、监督审计、验收启动的重要材料，也是在未来的发展中进行运行维修、扩建改造的重要依据，同时也是法律纠纷中维权的有力证据。在普及高等教育的大潮中，各个院校不断的扩大招生规模、反复进行新校区的建设和扩建，使各个高等院校基础建设规模不断扩大，基建任务持续增加。同时，基建档案的数量成倍增加，对基建档案的管理提出了更高的要求，需要我们的档案管理更加科学、更加规范、更加高效。因此如何更加科学、有效、规范地做好基建档案管理工作，是需要我们认真思考和探索的问题。　　一、基建档

3、案的特点　　高校基建档案具有显著的特点，它所记载的事物非常具体，根本的特点是记录保存原始性。具体特点有：　　1、档案产生具有阶段性　　项目工程在不同的阶段形成不同的档案，这是基建档案的一个基本特点。在编制计划书阶段、施工地点的选择阶段、地质勘测检测阶段、施工计划施工准备阶段、工程施工监理阶段、工程验收阶段等都形成不同类型的原始档案和原始材料。　　2、档案的完整性　　基建工程具有相对的独立性，整个建设是一个不可分割的整体，在进行基建档案归档的时候，必须把一个独立的工程在不同阶段产生的原始材料作为一

4、个完整的整体进行归档立卷。各个阶段的档案既具有阶段的独立性，同时各个阶段涉及的基建程序和专业技术又有相互联系、相互依托，所以这些档案材料缺一不可，共同构成一套完整的档案材料。　　3、档案内容的专业性　　高校基建档案是在基建活动中产生的，而基建活动是按照专业分工进行的，其中包括：地质勘探、地质分析、基础设计、建筑设计、建筑施工、装饰装修、消防公安、综合布线等，涵盖了地质、设计、材料、施工、监理、信息技术等多个专业领域。　　4、档案利用的现实性　　档案馆的其他文件材料归档后，基本上完成了现行功能，但

5、基建档案则在较长时期内发挥现行效用。在实际的使用中，需要对教室、校舍、食堂等基础设施不断进行维修维护，甚至扩建，期间不同专业的工程人员通过查阅相关的档案材料来组织施工维修，所以档案的使用具有一定的现实性。　　5、档案归档周期性长　　每一个工程项目从筹建到竣工都要经过计划、立项、设计、施工、竣工验收等环节，往往需要一年以上甚至更长的时间。前期形成的档案材料只有等到工程竣工验收后才能收集齐全，加上工程使用期长，时间跨度不可预见。　　二、基建档案管理中的问题分析　　1、档案意识不强，领导对基建档案管理

6、的重视不够　　长期以来，从领导到普通的教工对档案的重要性认识不到位，缺乏档案意识，加上档案部门的宣传力度也不够，导致大家认为档案可有可无、可多可少、可粗可细。领导的不重视，就会放松对档案建设的管理，造成管理制度不完善。而有些负责基建部门的领导，对于基建档案重要性认识也不够，重点抓建设，忽视档案建设，眼里只有工程进度、工程质量、工程成本、工程验收，却忽略档案资料的收集工作，对于基建归档材料的数量质量，不闻不问，不积极主动，导致一些重要的档案材料漏归、遗失。　　2、归档不规范，归档质量不高　　无论是

7、管理部门还是工程建设施工单位，由于普遍存在档案意识不强，对归档重视程度不高，归档立卷的水平参差不齐，对档案的收集、编制随意性很大。在施工的过程中，工程技术人员也会用不同颜色、不同类型的笔来书写，对更改和说明的书写不规范，甚至有些部分用复印件代替。有些图纸在使用过程中，保管不善造成磨损、污染严重、破旧不堪的现象，不能准确反映工程实体的实际情况，造成归档材料极不规范。　　3、缺乏有效归档协调机制　　基建项目建设周期长、建设工作量大、涉及的专业技术【】本文从高等院校基建档案的特点出发，分析了基建档案管

8、理中存在的问题和原因，提出了对策。要大力宣传普及档案管理相关法规，增强职工档案管理意识；加强和规范基建档案管理，建立科学完善的基建档案制度；加强部门之间的沟通与协作，确保及时归档；运用现代化的档案管理手段，提高管理质量与效率。　　【关键词】高校；基建档案；管理工作；制度建设；沟通协作　　高等院校在基建管理工作和基建工程项目建设过程中形成的文档、图纸、报告、图表及声像载体等材料统称为基建档案。基建档案不仅是高校对工程建设项目进行项目招标、过程管理、施工监理、监督审计、验收启动的重要材料，也是在未来