浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用

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1、浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用　　一、高校秘书的内涵　　1.高校秘书的的界定　　高校秘书是指高校秘书部门的工作人员，具体说，就是指在学校(学院)领导身边，为领导工作服务，辅助决策，承办文书、会务等日常程序化工作和交办事项的校(院)、系两级办公室工作人员。　　一般来说，高校设有校(院)、院系两级秘书部门，即在学校(学院)机关一级设置党委办公室、校(院)长办公室或学校办公室：在学校二级学院(系)中设置党政办公室或党委办公室、院长办公室、系办公室。由于两级秘书部门的服务对象和职权范围存在差异，相应地，它们在编制形式和

2、人员配备等方面有不同之处。一级秘书部门较二级秘书部门层级高、分工细、人员多。但不论是处在哪一个层次上的秘书部门，它在各自的管理系统中都处在中心、靠近领导、沟通上下、协调左右、联系内外，起着枢纽作用。　　2.高校秘书的基本素质　　当今世界处于知识经济时代，高校秘书工作者应该具备如下基本素质：第一，过硬的思想政治素养。思想政治素质是高校秘书人员必备的、最基本的条件。第二，深厚的理论功底。基本理论素质是高校秘书工作的基本前提；第三，扎实的业务能力。业务能力素质是高校秘书工作的核心技能；第四，强健的身心素质。身体心理素质是高校

3、秘书工作的重要保证。　　二、高校秘书工作的主要内容　　1、经常性工作工作　　经常性工作大致包括以下几项具体工作：第一，文书档案工作。在高校秘书部门的工作活动中，文书工作是一项最主要、最大量也是最重要的日常工作。第二，调研工作。调查研究是一种科学的工作方法，是领导决策的依据和基础，渗透于秘书部门的各项工作之中，是实现领导决策科学化的要求。第三，信访工作。信访工作是指秘书部门负责处理人民来信和接待人民来访的工作，高校秘书部门一般内设专门机构或专人办理。它是学校领导体察民情的窗口，联系师生的桥梁。第四，会务工作。会务工作是一

4、项时间性、组织性很强的秘书工作。协助机关领导组织好各种会议，保证会议的顺利进行是秘书部门的重要职责。第五，印信管理工作。学校(院)机关印章代表学校(院)的权力与身份，具有立法性与有效性。学校党政印章、学校党委书记、校(院)长印章、秘书部门印章、各种专用章及凭证等均由秘书部门负责。第六，机要保密工作。秘书部门负责全校(院)机要件通信保密管理，学校党政文件的打印和下发，负责对学校中涉及国家秘密人员进行保密观念、保密法规的宣传教育，对机要保密技术设备进行改进和更新，完善学校内部的各项保密制度和措施，不断适应形势的发展。第七，

5、督办检查工作。此项工作包括交办、催办、自办、协办、回复和检查落实等内容和环节。对学院一级而言，对学校党政领导及职能部门依据有关文件、领导批示会议决议，而做出的具体工作安排。第八，接待联络工作。秘书部门接待工作纷繁复杂，分为多种类型，秘书人员应根据不同的接待类型，严格遵循接待的原则，掌握并熟练运用不同的接待方式和接待程序，在来访者面前树立学校和秘书部门良好的形象，提高学校和秘书部门在社会上或学校师生员工中的信任度。　　2、临时性工作。这类工作具有偶发性、临时性、被动性的特点，是对秘书人员应变能力、敬业精神和身心素质的考验

6、。　　三、高校秘书工作的重要性　　目前，虽然高校秘书队伍的总量仅占高校管理队伍总量的20％左右，但其作用却不可小觑。总的来看，高校秘书队伍在高校管理中较好地发挥了其特有的职能和作用。　　1、辅助决策的参谋作用。高校秘书工作的参谋作用主要体现在辅助领导决策的活动中。决策前，为领导决策提供多项可行性选择方案；决策过程中，做好文稿的起草工作；决策实施过程中，注意了解和收集情况，及时反馈信息，便于领导掌握工作进程和动态，以保证决策的贯彻执行：还要帮助领导做好工作总结，吸取经验教训，以利今后工作的开展。辅助决策是一项参谋性工作，

7、但它也是通过办文、办会、办事等具体事务活动来实现的。　　2、办理事务的助手作用。高校秘书工作的助手作用体现了秘书部门办理事务的职能。秘书部门是机关的综合性办事机构，办事是秘书工作的主体和基础。秘书工作的助手作用主要体现在两个方面：第一，对本校(院)的工作特点和基本情况的了解和熟悉程度。秘书人员只有在注意研究了本校(院)的工作特点，全面了解与熟悉学校机关各职能部门、各院系的基本情况；第二，对日常事务性工作的科学管理程度。秘书部门的日常事务性工作繁杂，要使工作忙而有序，必须加强科学管理，合理制定工作计划，安排工作程序，采用

8、先进的办公自动化系统和便利的交通、通信工具，提高办事效率。　　3、传递信息的耳目作用。秘书工作的耳目作用的发挥，就是通过各种渠道和方式主动地获取国内外重大教育理论、政策信息，掌握本校及兄弟院校发展的各种动态资料，随时刷新现有数据，充分发挥信息库、数据库的作用，对获取的信息进行加工整理，去粗取精、去伪存真，及时传递给领导，以便领导全