建设单位工程资料归档制度

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1、一、资料内容一、招投标资料第一条归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。第二条招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。第三条招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；2、邀请招标或直接发包的证明材料；3、满足招标条件的其他

2、材料的复印件。（二）招标事宜备案表及附件资料；（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；（五）招标公告或者投标邀请书；（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；14（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；（九）清标情况报告;（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；（十二）评标报告；（十三）招标投标情况的书面

3、报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）；（十四）中标结果公示表；（十五）中标通知书；（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；（十七）合同副本；（十八）工程招标代理评价意见表；（十九）工程建设项目招标投标备案流程表；（二十）工程建设项目招标投标合同备案表；（二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表；（二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书；（二十三）投标文件的电子光盘；（二十四）需要存档的其他材料。第四条归档的招投标文件材料应字迹清

4、楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。14所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。第五条招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。第六条归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。第七条保证档案的

5、保管、保密。第八条对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。第九条不得擅自处理或带走招投标档案资料，禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。第十条档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。第十一条招投标档案只能当场查阅，不能借阅。查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续。查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销

6、毁。二、工程资料第一条工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。14第二条建设单位应当从工程立项起，向勘察、设计、施工和监理单位提出编制报送工程档案的要求，做到工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，保证工程档案材料的完整。第三条工程移交新的管理单位，其工程档案必须随同移交；停建、缓建工程档案资料，由建设单位收集保管。第四条施工单位应当按照有关规定和合同的约定，及时真实准确编制施工技术文件材料，包括竣工图。由专兼职档案员（或资料员），负责收集、整理、归档和报送档

7、案资料。监理单位应当及时收集、整理在工程监理过程中形成或接收的档案，并在竣工验收前移交建设单位。  第五条应当建立科学的管理制度，便于档案的利用；有足够的库房，配置必要的设施，确保城建档案的安全；采用先进技术，实现城建档案管理的现代化。第六条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。第七条鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，按国家有关规定执行。禁止擅自销毁工程档案。第八条　禁止出卖属于国家所有的档案。档案复制件的交换、转让和出卖，须按国家有关规定办理。第

8、九条档案管理人员，应当遵守国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，不得泄漏建设档案中涉及的国家秘密。第十条14一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其