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1、涉外文书写作方法与模板2009年2月26日第一讲涉外文书写作概述一、基本原则——7“C’s”原则1、Courtesy礼貌2、Correctness正确3、Conciseness简洁例1：Pleaseletmeknowatyourearliestconveniencewhatdayyouwillarrive.例2：Whathappenedinthepastisnotworthmentioning.例3Thecompanynowhasastaffof75salesmenandsaleswomen,a
2、ndallarewellpaid.Furthermore,oursalesmenandsaleswomenreceivegoodbonuses.Butifanyofoursalesmenandsaleswomendropbeneaththeirsalesquotathreemonthsinarow,heorshewillbeputonprobationforthreemonths.Ifthesalesmenandsaleswomenonprobationfailstorecoverhisorhe
3、rquotawithinthosethreemonths,thatsalesmenandsaleswomenwillbereleasedfromthecompany.参考修改：Thecompanynowhasastaffof75salesmenandsaleswomen,andallarewellpaid.Furthermore,theyreceivegoodbonuses.Butifanydropsbeneaththeassignedsalesquotathreemonthsinarow,he
4、orshewillbeputonprobationforthreemonths.Ifthesalespersonfailstoreachquotawithinthe90-daytrialperiod,thatpersonwillbereleased.单词、短语：beemployedbypossessresidepassawaymaintenancemanager4、Clarity清楚5、Concreteness具体6、Completeness完整7、Consideration体谅二、写作要求语言
5、表达灵活处理观点明确突出内容准确真实三、写作方法直接表述法间接表述法第二讲商务信函写作的基本知识一、商务信函的组成部分及基本格式信头（Letterhead）外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。参考号/编号、日期（ReferenceandDate）参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Yourref:Ourref
6、:打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(05)代替(2005)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.美式日期写法：October10,2004或10October，2004英式日期写法：10thOctober,2004封内名称和地址（InsidenameandAddress）受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二
7、是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。经办人（AttentionLine）如需注明对方经办人，希望收信方将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或Attentionof例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,EnglandAttentionMr
8、.CaveorAttentionofPurchasingManager称呼（Salutation）这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前商务英文书信中一般通用的称呼语有：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号“：”称呼可根据双方的亲疏程度和信件内容采用随意式或庄重式。中文庄重式称呼可根据对方习惯，在姓
