业主委员会对外发文程序标准

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1、恋日花都业主委员会对外发文原则和程序为了保护业主委员会委员的工作积极性，提高业主委员会的工作效率，依照《恋日花都业主委员会会议议事和决议的制度》的原则，特制定此办事程序。1.发文来源：业主委员会对外发文，应当根据业主大会决议或者业主委员会会议决议并通过下列程序完成。2.议题和通过原则：任何委员可以提出一个（书面或者口头）议题，议题由秘书负责收集和整理。议题按照《恋日花都小区提案程序标准》规定审查，按照分类交业主大会或者业主委员会表决。3、议题需至少有：提议人，摘要，提议编号，发文主送，发文抄送，议题说明和发文内容等部分，也可以有其他附带内容。4、议题形成后，符合《恋日花都业主委员会

2、会议议事和决议的制度》的，业主委员会秘书将议题交业主委员会主任，业主委员会主任决定是否召集业主委员会会议讨论和表决。5、经业主委员会讨论并表决决定后，业主委员会委员在议案上签名并签署意见。秘书负责收集没有参加业主委员会会议的委员对议案的意见。同意委员的数量符合《恋日花都业主委员会会议议事和决议制度》的规定时，该议题为视为通过。6．发出审查和存档文件：每个发文最终定稿，应由业主委员会主任确认发文内容与会议纪要或者通过的议题相关内容无异。7．发文形式除《北京市丰台区恋日花都业主大会议事规则》另有规定外，任何文件发出均应加盖业主委员会印章，但无需任何人签字。对外发文，全部使用业主大会印章

3、。对内发文，区分不同情况使用印章，以下情况使用业主委员会印章：（1）业主委员会决议；（2）业主委员会公告。下列情况使用业主大会印章：（1）业主大会公告；（2）业主大会会议决定；（3）业主大会于服务机构签订的物业服务合同以及其它专项物业服务合同。8．注明发文来源在所有发文文件的最后一页的右下角应注明该文件的来源索引：如果是经业主大会决议、业主委员会会议决议产生的文件要有会议纪要的文档编号。秘书制作发文以及加盖印章时应保证该发文内容符合《恋日花都业主委员会议事和决议的制度》以及《北京市丰台区恋日花都业主委员会印章使用制度》的规定。9、发文回复对外发文一定要有收文单位的签收证明（即：在发

4、文的复印件上签字或者其他形式，以便能够存档备案）。10、本制度在业主委员会会议通过后生效。