双边会谈签字仪式策划书

双边会谈签字仪式策划书

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1、双边会谈签字仪式策划书一、双边会谈(一)准备工作1、成立活动运作小组,就双方协商的会谈的主题、出席会谈的对象、会谈的时间、地点、然后确定小组成员分工。1)主题:苹果与唯冠商标归属权双边会谈签字仪式2)参加对象:①双方领导、代表②媒体工作者③主持人3)时间:2012年11月20日上午9:00—10:004)地点:商务大厦六楼608会议室2、活动管理1)保安人员落实(维护会谈领导人之间会谈,除必要的人外,其他工作员安排就绪后均应退出。如允许记者采访,也只是在正式谈话开始前采访几分钟,然后离开。谈话过程中,保安人员

2、要阻止旁人不要随意进出)2)车辆调度(确定好参加会谈人员车的停车位置及车的安全)3、后勤管理1)礼品确定、落实(礼品不宜很昂贵,能表达敬意与作为友谊的纪念品即可)2)座位卡落实(按名单准备)3)扩音设备,话筒(扩音器)、音响,要备份3、人员邀请1)签字人由缔约各方根据文件的性质和重要性协商确定。由有关负责人出面,双方人数大体相等2)邮件形式联络双方的参加人员,确定参加人员是否能到。4、布置会议室1)要素布置①横幅,标语,国旗旗(横幅一般统一用红底黄字制作。横幅内容简洁明晰,用语准确,使用双边母语,用字规范;幅

3、面大小要与悬挂空间相协调;悬挂方式规范、端正)②鲜花盆景:遵照客方的风俗礼仪选择鲜花盆景的排放,确保其干净并完整无损,最好是用假鲜花盆景以防万一有参见人员对鲜花过敏③水:摆放位置:左上方,要备份,以备不足(招待的饮料,各国不一我国一般只备茶水,夏天加冷饮,如会谈时间过长,可适当加上咖啡(红茶)和点心)7④座位卡:检查其干净无损坏,摆放在右上方⑤会谈桌:横桌式,形状长方形,以面对正门为角度摆放桌椅并确保有足够的座位和桌椅的干净。2)座次安排①面对正门为上座。双边会谈时,宾主相对而坐,以正门为准,主人占背门一侧,

4、客人面向正门。主谈人各自居中。其他人士则依据其具体身份的高低,各自先右后左、自高而低的分别在己方一侧就座。双方主谈者的右侧之位,在国内谈判中可做副手,在涉外谈判中则应由译员就座(如会谈长桌一端向正面,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方)双方会议记录人员坐在后排。②涉外会谈中,我国习惯把译员安排在主谈人右侧,但有的国家亦让译员坐在后面,一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面,如参加会谈人数少,也可安排会谈桌就座横幅客方主方正门5、会谈提纲和和背景资料的准备1)供领导参考2)使用双

5、方的母语3)要有严密的校对制度,如发现错误,均应重新打印,不得涂改4)用纸合乎规定6、摄影1)要事先安排好合影图,布置好场地,备好照相设备2)合影时主人和主宾居中,并以主人右侧为上,按礼宾次序,主、宾双方间隔排列,第一排既要考虑人员身份,又要考虑场地能否摄入镜头,一般两端均由主方人员把边8、接待组1)礼仪小姐落实(对其进行培训,仪表妆容统一,站姿和手势姿势统一)2)来宾下车时,为其开车门,护头,并关好车门3)陪同客人行进的位次:切忌给客人一个背影,首先要把墙让给客人,7让客人在右边,陪同引导的标准位置是在客人

6、的左前1米到1.5米左右,如果客人认路,客人应走在前方。4)上下楼梯时:一般情况下,女士先行,但是女士穿短裙时,则男士要走在前方,要始终保持微笑侧脸,指引路的手指要五指并拢手心朝上。5)乘坐电梯时:①升降电梯:接待人要先进后出②扶手电梯:9、清理会场1)会谈结束后保持会谈的整洁2)遗漏物品通知施主3)材料收集4)关闭电子设备节约资源5)摆放好桌椅6)走时关好会议室们(二)会谈程序1、会谈的组织工作1)提出会谈要求,应将要求会谈人的姓名、职务与会谈什么人、会谈目的及本方参加会谈的人员情况一并告知对方。接见方应尽

7、早予以回复,约妥时间,如因故不能接见,应婉言解释。2)接见方应主动将会谈的时间、地点、主方出席人员、顺序安排及有关事项通知对方。会谈方则应主动向对方了解上述情况,并通知有关出席人员。3)准确掌握会会谈的时间、地点和双方参加人员的名单,及早通知有关人员和有关单位作好必要的安排。4)及早安排、布置会谈的厅室、座位、音响等。2、迎接客人  客人到达前,主人应提前到达会谈场所。客人到达时,主人应在大楼门口迎候。若主人不能在大楼门口迎候,应安排工作人员在大楼门口接引。主人在会谈地点的门口迎候。主人的穿着要和自己的职务、

8、身份相称。 3、会谈期间的礼仪内容 1)双方简短的致辞、互赠礼品。礼品不宜很昂贵,能表达敬意与作为友谊的纪念品即可。2)互赠礼品后,通常安排合影,随后就座。如需合影,要事先安排好合影图,布置好场地,备好照相设备。合影时主人和主宾居中,并以主人右侧为上,按礼宾次序,主、宾双方间隔排列,第一排既要考虑人员身份,又要考虑场地能否摄入镜头,一般两端均由主方人员把边。合影也可放在会见结束后。3)会见时所招待的

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