档案工作计算机技术的运用

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1、档案工作计算机技术的运用档案工作计算机技术的运用档案工作计算机技术的运用档案工作计算机技术的运用档案工作计算机技术的运用档案工作计算机技术的运用　　当今信息时代的突出表现就是计算机技术在社会各个领域的广泛应用，它给档案工作带来了众多的便利，但是也形成了巨大的冲击，档案管理工作的现代化面临的各种挑战日益增大，加强计算机技术的应用已经迫在眉睫，它的几个优势主要表现为：　　先天优势　　计算机技术为档案管理提供了诸多先进的扫描、打印和复印设备，它们的广泛应用大大提高了档案管理工作的质量，通过将档案文档的内容进行归纳分类，将纸质档案分

2、页扫描，可以实现纸质档案内容的数字化存档，高质量的扫描仪能够保证档案内容高清有效，完整存储。档案卷宗的基本信息在通过工作人员核对后录入到数据库系统中，就可以实现数据库信息与档案卷宗的相互印证，提高档案卷宗的信息化转化效率，保证档案卷宗的完整存储流程。在查阅过程中，可以利用计算机来登录工作网站，可以快速浏览搜索相关的档案文件，可以通过打印和复印等外设产品实现文档的调阅和打印，避免在翻阅传统的纸质档案时所引起的损毁或者丢失。电子档案的存储可以通过缩微技术和光盘技术来实现，避免因为计算机信息系统出现故障所造成的电子文件丢失。　　信

3、息化优势　　档案的收集、录入和存储涉及到众多类比的信息资料，它的工作繁重而且安全级别要求高，当传统的档案管理工作遇到爆炸性的信息量时，繁重的录入和归档工作会使得工作人员不堪重负，很容易出现错乱现象，也容易给保存带来安全隐患。而计算机技术为代表的信息技术被广泛应用到档案管理工作后，人们可以更加便捷高效地运用其来管理电子档案，可以将传统的纸质版档案信息录入到信息系统中，这样就建立了分类齐全、内容丰富的数字化档案馆，而先进的信息化技术为档案管理工作提供了便捷的条件，促进档案管理工作向着更高层次发展。而在档案的归档和分类阶段，可以根

4、据档案文件或者卷宗内容建立信息检索目录，制成档案管理的信息文献卡，这样可以实现对于档案每个卷宗的信息集合，也能将每一个文件或者卷宗的内容和形式特征进行归纳、选择和登录。　　管理优势　　当前，计算机信息管理工作中，档案管理人员可以充分利用计算机技术来实现档案的数字化建设和无纸化办公，由于在前期阶段，管理人员将大量的纸质版档案文件录入到信息系统，就建立了完整的电子档案。当档案管理者或者使用者需要查找相关的档案信息时，只需要在计算机系统中查询相关的检索信息或者关键字，就可以快速查询到相关信息，为档案管理工作节省了大量的人力和物力，

5、同时也保证了档案信息检索的质量。而根据企业或者事业单位的实际需要，档案管理人员可以及时调整档案管理系统的分类、检索和存储设置，创作出符合企业或者事业单位需要的信息系统，从而保证计算机信息系统能够满足企业的档案管理的需要，能够保证利用最短的时间、最高的效率来实现档案管理的更新换代，方便人们在日常的工作、生活和学习中，能够及时利用计算机技术来获取到各种有益的信息知识，方便管理人员对于各种档案进行科学、有序和高效的整理和管理，有效提高档案管理的工作效率。　　在信息时代，计算机技术的飞速发展和传统手工档案管理的束缚成为鲜明的对比，它

6、体现在档案管理的额前期准备工作、计算机管理应用和专业化人才建设的各个方面，主要的问题集中在以下几个方面：　　档案管理的前期准备工作不充分　　档案部门在启用计算机信息系统的时候，往往是主管部门的硬性要求，或者是档案系统的系统架构，而对于档案部门来说，没有做好足够的准备工作，往往是为了应付主管部门的检查，或者仅仅是作为档案信息管理系统的组成部分，对于档案管理的重要性和必要性没有充分的认识。比如，在准备过程中，档案存储的电子数据不到位，很多需要保持的纸质版的档案材料通过高分辨率的扫描仪转换成电子档案资料，或者通过人工录入的方式将档

7、案信息录入电脑。但是，由于档案管理人员的技术有限，容易导致档案数据在向数字化转化过程中产生人为的损坏或者丢失，影响档案数据的准确性和权威性。此外，档案部门的软、硬件水平不足，很多档案馆的网络设施落后，计算机设备相对陈旧，它们严重影响了档案数据的采集、保存、归档和分类，也不利于档案信息管理系统的应用。　　档案管理的计算机运用不充分　　在很多档案馆或者档案部门都运用了计算机信息系统，也对于档案管理人员进行了必要的专业培训和计算机操作指导。但是在实际工作中，很多档案馆或者档案部门都没有有效利用计算信息系统，或者只是将计算机信息系统

8、作为传统档案管理的辅助工具，主要侧重使用它的收集、登录和储存功能，往往忽略了其检索和信息加工的功能。此外，在当今信息大爆炸的时代，档案信息已经不仅仅局限于文字，它需要档案管理者加强档案信息中的图像、声音、动画等多媒体档案数据的整理工作，而这些都是计算机信息系统的优势所在，但是往往被广大档案