旅行社业务档案管理规范

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1、旅行社业务档案管理规范一、制定目的全面贯彻落实《旅游服务质量提升纲要（2009-2015）》，实施旅游服务质量提升工程，认真执行《旅行社条例》的有关规定，提高旅行社行业管理水平，规范旅行社业务操作，推进旅行社行业标准化建设，提升旅行社服务质量，营造全行业诚信经营秩序，促进我市旅游行业的持续、健康、科学发展。二、概念及制定依据本规范所称的旅行社业务档案，是指旅行社组织旅游者出游、接待旅游者，提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录。依据《档案法》、《合同法》、《旅行社条例》、《旅行社条例实施细则

2、》、《云南省旅游条例》、《昆明市旅游业监察条例》、《出境旅游服务质量》、《国内旅游服务质量要求》等法律、法规、规章、行业服务质量标准，以及相关旅游合同示范文本制定本规范。三、适用范围本规范适用于昆明市行政区域内依法设立的经营旅行社业务的公司、企业。四、监察管理市、县（市、区）旅游行政部门、旅游监察机构会同档案行政部门，对旅行社业务档案管理工作进行监督和指导，对不按照规范要求进行业务档案管理的旅行社及相关人员，依据有关法律、法规、规章做出处罚。五、档案管理的制度要求（一）制定业务档案管理制度411.旅行社应当将业务档案

3、管理作为企业管理的重要基础工作内容，结合本旅行社经营规模、业务流程等实际，制定严格的业务档案管理制度，保证业务档案管理工作的持续、正常开展。2.旅行社应当明确档案工作的主管领导，设立业务档案管理机构，指定专人负责业务档案的收集、整理、保管和提供利用。3.旅行社要对业务档案进行统一管理，统一编制全社的旅行社业务档案案卷检索目录，可视其规模分别保管业务档案。4.旅行社实行印章备案管理制度。旅行社内部的印章（包括各部门的印章）由旅行社法定代表人签字确认后在旅行社进行备案。（二）档案管理人员工作职责1.贯彻执行党和国家有关旅

4、游、档案、保密工作的法律、法规、规章、政策，制定本单位业务档案管理的具体制度。2.收集、整理、保管、指导、督促、检查业务档案立卷、归档工作。3.负责业务档案的日常管理、统计和利用，按月编写旅行社业务档案案卷检索目录。4.接受旅游行政部门、旅游监察机构和档案行政部门的业务指导监督和检查，定期上报档案管理情况。5.完成其他档案管理工作。六、业务档案案卷质量要求（一）业务档案的内容旅行社业务档案分类为国内旅游组团、国内旅游接团、出境旅游、入境旅游、一日游五类业务档案，每一类档案必需的业务文件材料详见本规范附件二《旅行社业务

5、档案案卷封面及卷内目录》。业务档案文件类别编号：ZT—国内旅游组团业务档案；JT—国内旅游接团业务档案；CJ—出境旅游业务档案；RJ—41入境旅游业务档案；YRY—一日游旅游业务档案。（二）业务档案填写规范要求旅行社业务档案中的业务文件材料应当按规范填写，填写规范详见本规范附件1《旅行社业务档案业务文件材料填写规范》。（三）业务档案制作1.业务档案立卷旅行社业务档案案卷实行统一样式，即业务档案案卷分为案卷封面、卷内目录、业务文件材料三个部分。（1）案卷封面：每卷档案用牛皮纸或其他硬质纸制作案卷封面，案卷封面注明旅行社

6、名称、业务档案类别、案卷编号、时间（由年、月组成）、保管期限、立卷人等项目。案卷按归档时间顺序编号，编号格式为：类别编号—年份—月份—案卷序号，如：ZT—2010—01—001号。旅行社可根据需要在案卷编号中适当增加相应的项目，以便于检索、保管和利用。（2）卷内目录：内容应当简明清晰，标明序号、业务文件材料题名、页数、备注等。（3）业务文件材料：旅游团队文件资料。案卷内的业务文件材料按附件二《旅行社业务档案案卷封面及卷内目录》中的“卷内目录”顺序收集、排列、整理。2.及时立卷归档。旅行社应在团队行程结束一个月内按规范

7、立卷归档。3.为确保业务档案真实有效，归档文件材料应做到字迹工整、数字准确、图样清晰，签字盖章。合同、行程表等文件应填写所有规定内容与项目，不留空格空项，确实需要省去的内容可用划线的方法省略或删除；地接社回执等传真确认件须用复印件归档，缺件的业务文件材料应由具体经办人或责任人写出书面说明，连同其他业务文件材料一并归档。414.业务档案应按档案案卷的装订方法进行装订，一团一案卷，每月装订成册。七、业务档案的保管保护1.旅行社业务档案的保存期为两年。2.档案库房或者档案柜应当坚固，具备防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫

8、、防光、防污染等条件，室内应当保持清洁、整齐、通风。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。3.随卷归档的影像和声像资料，应当防止受潮、滋化，数据库光盘等要定期复制，并存放在特种载体内。4.档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责