行政管理改进方案

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1、行政管理改进方案针对公司的逐步发展，公司行政费用也逐步增加，造成了管理成本的增加，目前公司对行政费用的监控和管理还存在一些不足之处。我们须通过完善流程和优化监控管理模式，提高成本控制意识，节约公司运作成本，提高公司运作效率。目前行政管理过程中存在的主要问题和具体改进方案：一、车辆管理：无完整的车辆信息档案，卫生检查考核方法不合适（无具体评比、处罚和奖励办法支撑），油费、过路费、维修费等费用支出无控制程序（原来的控制办法执行不到位和不够合理），费用产生的登记不及时，难形成详细的费用和支出记录；驾驶员管理规范不够（个人形象、行车过程要求）；提前预约管理不足；无派车标准。针对上述问题，建议采用

2、以下具体管理措施1、对公司现有车辆信息进行详细登记归档（登记内容为：车辆购买日期、购买价格、购买厂家、购车发票复印件、购置税发票、保险单原件、行车证复印件、车辆备用钥匙壹把等车辆相关证件）2、车辆卫生检查制定相关实施标准，并附相关奖惩措施，和专职驾驶员进行沟通找到平衡点。3、根据各车辆价位，技术参数、油耗等特点综合情况分析，车辆使用频率和使用范围应适当调整：（例如：外出办事路程、事情的重要性、客户的重要性等给以考虑），公司员工树立正确用车意识，避免发生无车不出门，无车不办事，因借调不到车辆，宁愿等一等，或是想办法借调车辆才外出办事，从而导致的工作效率降低。4、车辆费用的产生（油费、停车费

3、、过路费、维修保养费由专人负责严格登记，登记方式为：当日产生费用，一个工作日内必须登记，同步要登记车辆行驶里程数），费用产生要结合出车登记记录综合分析。5、对公务用车按时进行日常保养，注意车辆性能维护，严格筛选保养项目，控制维修保养成本；6、公务用车出行严格按照车辆外出审核流程办理，用车须审核，出车须登记，登记内容为：始发地、目的地、出行人员、办事事宜、时间周期等相关内容；(附：公司车辆使用基本流程图)二、行政管理：新增分公司，行政管理职责划分未明确；行政费用预算不足，公司年度计划和目标未细化明细、各部门未上报；无人均行政办公费用管理概念。具体解决建议：1、对以往分公司成立的费用进行统计

4、，作为基础数据，对下一步新公司成立做预算依据；分公司行政费用预算由分公司经理进行统计分析。2、行政费用的划分和监控，明确费用监控责任人，费用控制范围的确定，提高全员成本控制意识，统计往年行政费用总数，分析人均行政费用基数，为成本预算管理提供数据支持。3、以财务费用划分为标准，明确行政费用划分标准和具体明细，请公司各部门根据具体情况，对部门内部行政费用作出预算，经行政经理审核，总经理审批后，公司全员实行预算管理办法，特殊要求经总经理审批以后方可实施。4、预算结合新增人员费用进行分析，估算出公司人员增减情况可能产生的人均成本（包含日常办公用品、固定资产、通讯费用、车辆使用可能产生的费用），根

5、据公司人员变动情况作出费用预算。5、每个部门申购前做好计划和预算，上报行政部统一审核批准后执行，按照部门预算费用进行管理，超出预算费用则由部门自行承担，或从下月预算中进行扣除。6、对于公司即将搬迁至新办公场地办公，因办公场所的扩大，办公环境的改善，公司须增配人员：前台接待、保洁、保安人员，公司根据相关标准提出用人要求，进行招聘；同时预算支付成本。并且预算新办公场所整个网络系统运行平台搭建所需的软硬件设施的费用。7、对通讯费用的监控（固定电话和办公宽带费用的统计汇总登记造册）；须有详细使用部门、产生费用的明细。三、日常办公用品费用控制和固定资产管理1、明确日常办公用品的范围和申购流程和审批

6、流程，制定完善的入库和领用记录，分析日常需求的常用项目和基本开支，定期进行盘点和统计；2、制定完善的资产管理制度，严格按照资产管理制度进行实施和管理，对公司资产进行盘点，造册，按个人和部门进行区分和统计，并强化个人使用资产的规范化、责任感，除公司资产管理专员以外，禁止公司员工私自调换个人使用资产，每人拥有自己的个人资产表格，须负责个人资产的保管和使用维护；3、各分公司、各项目的行政管理人员需进行培训，在申报流程严格把关，坚持节约使用、循环使用的原则，尽量精简上报审批的物品，控制在制度允许范围内。特殊需求须经总经理审批。4、固定资产的申购须严格按照公司资产申购流程进行审批，审批通过后由公司

7、行政部统一购买（特殊物品，须经审核通过后，由实际使用部门自行购买，明细、发票提供给行政部登记造册统计）；5、固定资产出现故障需要维修时，应统一上报公司资产管理员并详细说明基本情况，由资产管理员按维修申请流程进行审批后，统一联系维修厂家进行维修；并且对资产维修的费用、项目做详细登记，结合考虑资产折旧、维修成本和购买新资产之间的权重；6、固定资产的报废须严格按照资产报废处理流程，进行逐级审批，方可进行资产报废；7、定期对公司资产进行盘点